Per quanto tempo dobbiamo conservare i documenti fiscali

Con il primo round di scadenze per la dichiarazione dei redditi nello specchietto retrovisore, molti si chiedono per quanto tempo dovrebbero essere conservati i registri delle imposte sul reddito. Sfortunatamente, ci sono molte sfumature. In generale, i registri che supportano una voce di reddito, deduzione o credito indicati in una dichiarazione dei redditi devono essere conservati fino allo scadere del periodo di prescrizione per tale dichiarazione. Il periodo di prescrizione è il periodo di tempo in cui un contribuente può modificare la propria dichiarazione dei redditi per richiedere un credito o un rimborso, oppure l'IRS può valutare un'imposta aggiuntiva.

Secondo le linee guida dell'IRS, alle dichiarazioni dei redditi si applicano i seguenti periodi di prescrizione*:

1. Conservare i registri per tre anni se le situazioni 4, 5 e 6 di seguito non si applicano.
2. Conservare i registri per tre anni dalla data di presentazione della dichiarazione originale o per due anni dalla data di pagamento dell'imposta (a seconda di quale sia la data successiva) se viene presentata una richiesta di credito o rimborso dopo la presentazione del reso.
3. Conservare i registri per sette anni se viene presentata una richiesta di risarcimento per una perdita derivante da titoli senza valore o deduzioni di crediti inesigibili.
4. Conservare i registri per sei anni se non viene segnalato un reddito che dovrebbe essere segnalato e se è superiore al 25% del reddito lordo indicato nella dichiarazione o rappresenta più di $ 5.000 di reddito attribuibile ad attività finanziarie estere.
5. Conservare i registri a tempo indeterminato se non viene presentata una dichiarazione o se vengono restituite informazioni estere non essere depositato.
6. Conservare i registri a tempo indeterminato se viene presentata una dichiarazione fraudolenta.

Se i registri sono relativi a proprietà, inclusi terreni, edifici, azioni, attrezzature per ufficio e altri beni, i contribuenti devono conservare i registri fino alla scadenza del periodo di prescrizione per l'anno in cui cedono la proprietà. Devono tenere questi registri per capire l'ammortamento, l'ammortamento o le detrazioni per esaurimento e per capire il guadagno o perdita quando vendono o altrimenti alienano proprietà. È anche importante considerare che le dichiarazioni presentate prima della data di scadenza sono trattate come presentate alla data di scadenza.

Ulteriori situazioni da considerare:

• se il contribuente è un individuo che non elenca nell'Allegato A o è un'azienda con detrazioni limitate, il numero di documenti che deve conservare diminuisce drasticamente. Ad esempio, se il contribuente non richiede una detrazione di beneficenza, non è tenuto a conservare ricevute di donazioni di beneficenza, lettere o assegni annullati.
• Se il contribuente paga le tasse a un governo straniero, potrebbe essere in grado di richiedere un credito d'imposta estero o una detrazione sulla dichiarazione dei redditi. Se è stata richiesta una detrazione per un determinato anno, il contribuente può cambiare idea entro 10 anni e richiedere un credito presentando una dichiarazione modificata (o ha 10 anni per correggere un credito d'imposta estero precedentemente richiesto). Pertanto, il contribuente dovrebbe risparmiare qualsiasi registrazione o documento relativo alle imposte estere pagate per almeno 10 anni.
• Se il contribuente riporta una minusvalenza, tutte le dichiarazioni che riportano il riporto della minusvalenza sono aperte fino a quando non viene utilizzato il riporto della minusvalenza. La documentazione deve essere conservata per tutti gli anni seguendo le regole generali a partire dalla data di presentazione della dichiarazione che utilizza la minusvalenza (che fa decorrere il periodo di prescrizione).
• Se il contribuente riporta o riporta (in alcune situazioni) una perdita operativa netta (NOL), è importante conservare la documentazione relativa all'anno in cui il NOL è stato generato. Il periodo di limitazione inizia quando il NOL è completamente utilizzato.
• Il contribuente deve inoltre conservare tutti i documenti relativi alla determinazione della base della proprietà per la vita della proprietà fino alla scadenza del periodo di prescrizione sulla dichiarazione dei redditi che riporta la disposizione di tale proprietà.

Per la dichiarazione dei redditi stessa, i contribuenti devono conservare una copia elettronica o cartacea permanente delle dichiarazioni dei redditi di ogni anno e registrare tutti i pagamenti effettuati al governo a tempo indeterminato.

Infine, i singoli stati possono avere politiche di conservazione dei record diverse. I contribuenti dovrebbero comprendere anche le implicazioni fiscali statali. Le regole statali comuni includono, ad esempio:

• l'Indiana ha un termine di prescrizione di tre anni e richiede che i registri siano conservati per un minimo di tre anni.
• New York ha un termine di prescrizione di tre anni, ma richiede che i registri siano conservati per tutto il tempo che può diventare materiale nell'amministrazione delle tasse.
• Kentucky ha un termine di prescrizione di quattro anni e richiede che i registri dei pagamenti delle imposte siano conservati per sette anni e tutti gli altri registri delle imposte sul reddito per cinque anni.
• L'Ohio ha un quattro anni di prescrizione e richiede che i registri siano conservati per quattro anni.
• Il Tennessee ha un termine di prescrizione di tre anni e richiede che i registri siano conservati per tre anni a partire dal 31 dicembre dell'anno in cui è stata presentata la dichiarazione. Il
• Wisconsin ha un termine di prescrizione di quattro anni e richiede che i registri siano conservati per quattro anni.

Per riassumere:

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*Come regola generale, KSM raccomanda di conservare i registri per sette anni a causa di incertezze intrinseche.