roxon.best

Larte della produttività senza stress

Il

sistema di produttività personale e il libro del 2001

Getting Things Done (GTD ) è un sistema di produttività personale sviluppato da David Allen e pubblicato in un libro con lo stesso nome. [1] GTD è descritto come un sistema di gestione del tempo. [2] Allen afferma che "c'è una relazione inversa tra le cose nella tua mente e quelle cose che vengono fatte". [3] [a]

Il metodo GTD si basa sull'idea di spostare tutti gli elementi di interesse, le informazioni rilevanti, i problemi, i compiti e i progetti fuori dalla propria mente registrandoli esternamente e poi suddividendoli in elementi di lavoro utilizzabili con limiti di tempo noti . [b] [c] Ciò consente all'attenzione di concentrarsi sull'azione su ogni attività elencata in un record esterno, invece di ricordarli intuitivamente. [5]

Pubblicato per la prima volta nel 2001, [4] un'edizione riveduta del libro è stata pubblicata nel 2015 per riflettere i cambiamenti nella tecnologia dell'informazione durante il decennio precedente. [1]

Allen

dimostra per la prima volta la riduzione dello stress dal metodo con il seguente esercizio, incentrato su un compito che ha un esito poco chiaro o la cui azione successiva non è definita. Allen chiama queste fonti di stress [d] "cicli aperti", "incomplete" o "roba". [1] : 13 [e]

  1. Il compito più fastidioso, distraente o interessante viene scelto e definito come "incompleto". [e]
  2. Una descrizione del risultato positivo dell'"incompleto" è scritta in una frase, insieme ai criteri in base ai quali il compito sarà considerato finito. [f]
  3. Il passaggio successivo richiesto per avvicinarsi al completamento dell'attività è scritto. [g]
  4. Viene effettuata un'autovalutazione delle emozioni provate dopo aver completato le fasi di questo processo. [h]

Sostiene che lo stress può essere ridotto e la produttività aumentata inserendo promemoria su tutto ciò su cui non si sta lavorando in un sistema di fiducia esterno alla propria mente. In questo modo, si può lavorare sul compito da svolgere senza distrazioni dagli "incompleti". [1] : 14 Il sistema in GTD richiede di avere a portata di mano i seguenti strumenti:

Questi strumenti possono essere fisici o elettronici a seconda dei casi (ad esempio, un vassoio fisico "in" o una casella di posta elettronica). [1] : 88 Poi, quando la "roba" entra nella vita di una persona, viene catturata in questi strumenti ed elaborata con il flusso di lavoro successivo. [1] : 27

Flusso di lavoro

Il flusso di lavoro GTD è composto da cinque fasi. Il flusso di lavoro è guidato da cinque passaggi (numerati in alto a sinistra nel diagramma a destra): acquisizione, chiarimento, organizzazione, riflessione e coinvolgimento. [6] (La prima edizione usava i nomi raccogliere, elaborare, organizzare, pianificare e fare; [4] le descrizioni delle fasi sono simili in entrambe le edizioni). Una volta che tutto il materiale ("roba") è stato catturato (o raccolto) nella posta in arrivo, [1] : 106 ogni elemento viene chiarito [1] : 122 e organizzato [1] : 141 ponendo e rispondendo a domande su ogni elemento a turno, come mostrato nelle caselle nere nel diagramma ad albero logico. Di conseguenza, gli elementi finiscono in uno dei Otto punti finali ovali nel diagramma:

  • nel cestino
  • dell'elenco someday/maybe
  • in un sistema di archiviazione di riferimento ordinato
  • su un elenco di attività, con l'esito e l'azione successiva definiti se l'"incompleto" è un "progetto" (cioè, se richiederà due o più passaggi per completarlo)
  • immediatamente completato e spuntato se può essere completato in meno di due minuti
  • delegato a qualcun altro e, se si desidera un promemoria da seguire, aggiunto a un elenco di "attesa"
  • in un elenco di "azioni successive" basato sul contesto se c'è solo un passaggio per completarlo
  • sul proprio calendario [1] : 27

Svuotare la propria casella di posta o le proprie caselle di posta ogni giorno o almeno settimanalmente ("in" per svuotare). [1] : 122 Non utilizzare la propria casella di posta come un elenco di "cose da fare". Non reinserire gli elementi chiariti nella posta in arrivo. [1] : 27 Svuotare la propria casella di posta non significa finire tutto. Significa semplicemente applicare i passaggi "catturare, chiarire, organizzare" a tutte le proprie "cose". [1] : 27

Successivamente, avviene la riflessione (chiamata pianificazione nella prima edizione). Ai progetti in più fasi sopra identificati viene assegnato un risultato desiderato e un'unica "azione successiva". [1] : 191 Infine, si lavora su un compito dalla propria lista di compiti ("impegnarsi" nella 2a edizione, "fare" nella 1a edizione) a meno che il calendario non imponga diversamente. Si seleziona su quale compito lavorare successivamente considerando dove ci si trova (cioè il "contesto", come a casa, al lavoro, a fare la spesa, al telefono, al computer, con una persona in particolare), il tempo disponibile, l'energia disponibile e la priorità. [1] : 204

Attuazione

Poiché l'hardware e il software cambiano così rapidamente, GTD è volutamente neutrale dal punto di vista tecnologico. (In effetti, Allen consiglia alle persone di iniziare con un sistema cartaceo. [7] ) Molti strumenti di gestione delle attività affermano di implementare la metodologia GTD [8] e Allen mantiene un elenco di alcune tecnologie che sono state adottate o progettate per GTD. Alcuni sono designati come "GTD Enabled", il che significa che Allen è stato coinvolto nella progettazione. [9]

Prospettiva

Allen sottolinea due elementi chiave di GTD: il controllo e la prospettiva . Il flusso di lavoro è il centro dell'aspetto del controllo. L'obiettivo dei processi di controllo in GTD è quello di far uscire dalla testa tutto, tranne il compito corrente, e di inserirlo in questo sistema di fiducia esterno alla propria mente. Prende in prestito una similitudine usata nelle arti marziali chiamata "mente come l'acqua". Quando un piccolo oggetto viene gettato in una pozza d'acqua, l'acqua risponde opportunamente con una piccola spruzzata seguita da quiescenza. Quando un oggetto di grandi dimensioni viene gettato di nuovo in acqua, risponde in modo appropriato con un grande spruzzo seguito da quiescenza. L'opposto di "mente come l'acqua" è una mente che non ritorna mai alla quiescenza ma rimane continuamente stressata da ogni input. [1] : 12 Con un sistema affidabile e una "mente come l'acqua" si può avere una prospettiva migliore sulla propria vita. Allen raccomanda una riflessione a partire da sei livelli, chiamati "Orizzonti di focalizzazione": [1]: 215-219

  • Orizzonte 5: Orizzonte di vita
  • 4: Visioni a lungo termine
  • Orizzonte 3: Obiettivi di 1-2 anni
  • Orizzonte 2: Aree di interesse e responsabilità
  • Orizzonte 1: Progetti in corso
  • Terreno: Azioni in corso

A differenza di alcune teorie, che si concentrano sulla definizione di obiettivi dall'alto verso il basso, la GTD funziona nella direzione opposta. Allen sostiene che spesso è difficile per gli individui concentrarsi su obiettivi di ampio respiro se non sono in grado di controllare a sufficienza le attività quotidiane che spesso devono affrontare. [1] : 54 Sviluppando e utilizzando il sistema di fiducia che si occupa degli input quotidiani, un individuo può liberare spazio mentale per iniziare a passare al livello successivo. [4] : 13

Allen raccomanda di programmare una revisione settimanale, riflettendo sui sei diversi livelli. La prospettiva acquisita da queste revisioni dovrebbe guidare le proprie priorità a livello di progetto. [1] : 50 priorità a livello di progetto determinano a loro volta la priorità dei singoli compiti e impegni raccolti durante il processo del flusso di lavoro. Durante una revisione settimanale, determinare il contesto per le attività e inserire ogni attività nell'elenco appropriato. Un esempio di Raggruppare compiti simili significherebbe fare un elenco di telefonate in sospeso o i compiti/commissioni da svolgere mentre si fa shopping. Gli elenchi di contesto possono essere definiti dall'insieme di strumenti disponibili o dalla presenza di individui o gruppi per i quali si hanno elementi da discutere o presentare. [4] : 35

Riepilogo

GTD si basa sull'archiviazione, il monitoraggio e il recupero delle informazioni relative a ogni cosa che deve essere fatta. I blocchi mentali che incontriamo sono causati da un'insufficiente pianificazione "front-end". Ciò implica pensare in anticipo e generare una serie di azioni che possono essere intraprese in seguito senza ulteriore pianificazione. Il "sistema di promemoria" della mente è inefficiente e raramente (o troppo spesso) ci ricorda ciò che dobbiamo fare nel momento e nel luogo in cui possiamo farlo. Di conseguenza, le "azioni successive" memorizzate dal contesto nel "sistema attendibile" fungono da supporto esterno che ci assicura di ricevere i promemoria giusti al momento giusto. Poiché la GTD si basa su richiami esterni, può essere vista come un'applicazione delle teorie della cognizione distribuita o della mente estesa. [10]

Nel

2004, James Fallows su The Atlantic ha descritto la principale promessa di GTD come non solo permettere al professionista di fare più lavoro, ma di sentirsi meno ansioso riguardo a ciò che può e non può fare. [11]

Nel 2005, Wired ha definito GTD un "nuovo culto per l'era dell'informazione", [12] descrivendo l'entusiasmo per questo metodo tra i lavoratori della tecnologia dell'informazione e della conoscenza come una sorta di seguito di culto. Le idee di Allen sono state rese popolari anche attraverso The Howard Stern Show (Stern vi ha fatto riferimento quotidianamente per tutta l'estate del 2012) e Internet, in particolare attraverso blog come 43 Folders, [13] Lifehacker, [14] e Il dollaro semplice. [15]

Nel 2005, Ben Hammersley ha intervistato David Allen per l'articolo del Guardian intitolato "Incontra l'uomo che può portare ordine nel tuo universo", [16] dicendo: "Per me, come per le centinaia di migliaia di persone in tutto il mondo che mettono il libro nelle mani dei loro amici con il fuoco negli occhi, le idee di Allen sono a dir poco in grado di cambiare la vita".

Nel 2007, la rivista Time ha definito Getting Things Done il libro di auto-aiuto del suo tempo. [17]

Nel 2007, Wired ha pubblicato un altro articolo su GTD e Allen, [18] citando le sue parole "il funzionamento di una trasmissione automatica è più complicato di una trasmissione manuale ... Per semplificare un evento complesso, c'è bisogno di un sistema complesso".

Un articolo del 2008 sulla rivista Long Range Planning di Francis Heylighen e Clément Vidal di la Libera Università di Bruxelles ha mostrato che "recenti intuizioni in psicologia e scienze cognitive supportano ed estendono le raccomandazioni di GTD". [10]

Vedi anche

Note

  1. ^ Allen, nel suo libro del 2001 afferma che se un compito è nella propria mente, riempirà completamente la propria mente, il che garantisce che si sarà incapaci di gestire un altro compito; quindi non si riuscirà a completare nessuno di essi. [4] : 13–22
  2. ^ "Ci vorranno meno di due minuti?" Sì, allora fallo. [4] : 36
  3. ^ Se non sei riuscito a farlo entro la tempistica prevista, allora aggiorna i tuoi strumenti (il che significa correggere il tuo piano di progetto, o le tue liste, ecc.)
  4. ^ Allen afferma che lo stress può essere ridotto e la produttività aumentata identificando e Etichettare un fattore di stress. [1] : 14 ^
  5. a b Quando si lascia che la propria mente fluisca come acqua verso il fattore di stress, sorge una sensazione corrispondente nel proprio corpo (diciamo un dito, o un gomito), o forse un'emozione come la rabbia; in un'arte marziale, il praticante non tradisce quella sensazione; invece il praticante rimane vigile, mantiene la postura, e cerca di influenzare il possibile risultato. [4] : 13
  6. ^ Una volta che la fonte del fattore di stress è identificata o etichettata, la mente può andare oltre quel problema specifico, diciamo al costo, o al beneficio. Il costo/beneficio specifico può quindi essere formulato a parole e scritto, ad esempio utilizzando i tag o gli identificatori. [4] : 13
    7. ^
  7. Una volta che il problema è identificato con i tag, la mente può andare oltre il fattore di stress alla fase successiva, ad esempio per l'effetto di completare il compito prospettico. [4] : 13
  8. ^ Una volta che la mente si è spostata oltre un problema, la mente se ne libera e il praticante può andare avanti. [1] : 14

Riferimenti

  1. ^ a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u Allen, David (2015). Portare a termine le cose: l'arte della produttività senza stress (2 ed.). Libri dei pinguini. CODICE ISBN.
  2. ^ Newport, California (17 novembre 2020). "L'ascesa e la caduta del fare le cose". Il New Yorker . URL consultato il 18 aprile 2021.
  3. ^ David AllenGTD prossimi passi
  4. ^ a b c d e f g h i Allen, David (2001). Portare a termine le cose: l'arte di liberarsi dallo stress Produttività (1a ed.). Libri dei pinguini. CODICE ISBN.
  5. ^ Fallows, James (novembre 2012). "Occupato e più occupato". L'Atlantico . URL consultato il 28 dicembre 2018.
  6. ^ David Allen (2001). "Portare a termine le cose: cinque semplici passaggi che applicano l'ordine al caos". gettingthingsdone.com . URL consultato il 27 luglio 2019.
  7. ^ Forrister, Kelly (2 agosto 2010). "Quale gestore di elenchi dovrei usare per GTD?". Tempi GTD . La società di David Allen. Archiviato dall'originale il 6 agosto 2010. URL consultato il 4 gennaio 2015.
  8. ^ Forrister, Kelly (4 maggio 2009). "Semplicemente GTD con Kelly: come iniziare". La società di David Allen. Archiviato dall'originale il 29 agosto 2010. URL consultato il 22 agosto 2010.
  9. ^ "Strumenti e software comuni". Sito web di Getting Things Done . David Allen Co. URL consultato il 30 maggio 2014.
  10. ^ a b Heylighen, Francesco; Vidal, Clément (dicembre 2008). "Portare a termine le cose: la scienza alla base della produttività senza stress" (PDF). Pianificazione a lungo termine: Giornale internazionale di gestione strategica. 41 (6): 585–605. CiteSeerX 10.1.1.161.441. DOI:10.1016/j.lrp.2008.09.004. ISSN 0024-6301.
  11. ^ Fallows, James (1º luglio 2004). "Organizza la tua vita!". L'Atlantico . ISSN 2151-9463. URL consultato il 29 ottobre 2024.
  12. ^ Andrews, Robert (12 luglio 2005). "Un nuovo culto per l'era dell'informazione". Cablato . Condé Nast. URL consultato il 2 maggio 2020.
  13. ^ Mann, Merlin (8 settembre 2004). "Iniziare con "Getting Things Done"". 43 Cartelle . URL consultato il 2 maggio 2020.
  14. ^ Robinson, Keith (21 marzo 2006). "Il meglio di GTD". Hacker di vita . URL consultato il 2 maggio 2020.
  15. ^ "Recensione: Getting Things Done" . Il dollaro semplice . 9 aprile 2020. URL consultato il 2 maggio 2020.
  16. ^ Hammersley, Ben (28 settembre 2005). "Incontra l'uomo che può portare ordine nel tuo universo". Il Guardiano . Londra: Guardian News e Media Limited. URL consultato il 5 marzo 2010.
  17. ^ Caplan, Jeremy (12 marzo 2007). "L'oracolo dell'organizzazione". Tempo . URL consultato il 5 marzo 2010.
  18. ^ Wolf, Gary (25 settembre 2007). "Getting Things Done Guru David Allen e il suo culto dell'iperefficienza". Cablato . URL consultato il 5 marzo 2010.

Ulteriori letture

Collegamenti esterni