Compito di scrittura aziendale

aziendale Una scrittura aziendale efficace aiuta le aziende a prosperare e consente ai membri del team di comunicare e collaborare in modo più efficiente. 

Ogni professionista utilizza lettere commerciali, newsletter, promemoria e rapporti sullo stato di avanzamento. Il punto principale è garantire un funzionamento aziendale regolare. 

I dipendenti seguono formati standard e modelli per la maggior parte delle forme di scrittura aziendale. Tieni presente che ogni esempio di scrittura aziendale segue un certo tipo. 

In questo articolo, esamineremo alcuni esempi di scrittura aziendale, insieme alle quattro categorie di scrittura aziendale. 

Tuffiamoci subito. 

Esempi  di scrittura aziendale

I seguenti esempi sono alcuni dei più comuni che troverai oggi in qualsiasi azienda. 

Comprendere ogni esempio ti aiuterà a migliorare le tue capacità di scrittura aziendale in qualsiasi contesto professionale. 

1. Una 

lettera commerciale è un documento formale che un individuo invia al proprio associato, collega o supervisore. 

Mentre le lettere commerciali sono state un documento stampato, per la maggior parte le aziende si stanno muovendo verso le lettere commerciali digitali. 

Le lettere commerciali sono utili durante l'assunzione, l'onboarding e la comunicazione aziendale. 

Ad esempio, un rappresentante di vendita può inviare lettere di vendita ufficiali ai propri clienti presentando nuovi prodotti e funzionalità. 

In alternativa, può anche includere una semplice lettera di dimissioni da parte di un dipendente. 

Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni di lettere commerciali. 

• Lettere di offerta
• Lettere di dimissioni
• Lettere di raccomandazione Lettere di
• follow-up del colloquio
• Lettere di proposta commerciale
• Lettere di promozione

La maggior parte delle lettere commerciali Segui un certo formato. Ad esempio, ha bisogno di un saluto formale, di una riga dell'oggetto, delle informazioni di contatto del mittente e del destinatario e di una dichiarazione di chiusura con la firma. 

Il primo paragrafo è di solito l'introduzione. Il paragrafo del corpo include la parte principale della lettera che descrive in dettaglio il punto principale e lo scopo. 

Il paragrafo di chiusura di solito include auguri o ulteriori informazioni pertinenti. 

In alcuni casi, potrebbe essere necessario scrivere l'indirizzo, il titolo di lavoro e includere una situazione retorica. 

In ogni caso, seguire il formato della lettera commerciale utilizzato dal tuo settore e dalla tua organizzazione è la soluzione migliore. 

2. I 

memo aziendali sono strumenti di scrittura di istruzioni per una rapida comunicazione formale all'interno di un'organizzazione. 

Sono utilizzabili per la comunicazione individuale e anche per le comunicazioni di massa. 

Ad esempio, la persona Alla guida dell'azienda si vuole condividere un traguardo realizzato. Invieranno un promemoria a livello aziendale per aggiornare ogni dipendente. 

Allo stesso modo, il dipartimento delle risorse umane potrebbe voler inviare un aggiornamento sulle politiche aziendali esistenti. Spareranno un promemoria a livello aziendale o un promemoria specifico per reparto. 

Il promemoria è breve, breve ed estremamente conciso. Ciò significa che si concentra solo su uno scopo o un punto. 

Non dovrebbe richiedere molto tempo per la lettura e l'argomento dovrebbe essere facilmente sfogliabile. 

Tuttavia, nonostante ciò, è comunque necessario utilizzare un linguaggio formale e appropriato quando si inviano i promemoria. 

In alcuni casi, i promemoria possono includere introduzioni, paragrafi del corpo e un paragrafo di chiusura. Tuttavia, la maggior parte dei memo è lunga solo un paragrafo. 

Una cosa che dovresti tenere a mente è che i memo hanno bisogno di un'intestazione e di una riga dell'oggetto adeguati per informare chiaramente i destinatari del loro scopo. 

Altri dettagli minori possono includere la data, le informazioni sul mittente e le notizie minori (buone o cattive notizie). 

3. E-mail 

Le e-mail sono estremamente popolari oggi, ma sono ancora un esempio di scrittura aziendale. È forse l'esempio più comune oggi. 

Le e-mail consentono alle persone di trasmettere istantaneamente il proprio messaggio ai destinatari. Inoltre, consente loro di includere file allegati. 

Mentre le e-mail consentono alle persone di condividere e fornire informazioni o assegnare un compito ad altri, oggi hanno un uso molto più dinamico. 

Ad esempio, è possibile condividere un altro documento aziendale tramite e-mail. 

È possibile condividere rapporti aziendali, discutere l'ordine del giorno delle riunioni, allegare file Microsoft Excel e Word,   Le

e-mail contengono un saluto, una riga dell'oggetto, informazioni di contatto, un corpo del testo e una dichiarazione di chiusura. 

Tuttavia, non c'è alcun Formato unico per un'e-mail. In effetti, ci sono vari formati di e-mail per diversi tipi di e-mail, a seconda dello scopo della tua e-mail. 

Inoltre, le e-mail possono essere meno informali di altre forme di scrittura aziendale. Tuttavia, è comunque necessario utilizzare un linguaggio appropriato. 

La maggior parte delle e-mail tende ad essere breve e a trasmettere un unico messaggio. Questo perché le email più lunghe tendono a scoraggiare i lettori. 

Ecco perché i mittenti devono concentrarsi sulla riga dell'oggetto corretta, insieme alla prima riga del corpo dell'email. 

4. Comunicati  stampa

Un comunicato stampa serve come un modo per condividere annunci o notizie con gli stakeholder esterni e il pubblico. 

Le organizzazioni tendono a utilizzare i comunicati stampa per annunciare risultati, lanci, aggiornamenti o cambiamenti aziendali rilevanti. 

Il dipartimento di pubbliche relazioni è responsabile di questo tipo di comunicazione aziendale. 

Di solito, la pubblicazione di comunicati stampa coinvolge le pubblicazioni di notizie. Tuttavia, molte aziende tendono a pubblicarli anche sui loro siti web. 

Se pertinenti, alcune aziende li pubblicano anche sui giornali. 

I

comunicati stampa mirano a promuovere le organizzazioni e a rafforzare la loro reputazione. 

Allo stesso tempo, sono un buon modo per affrontare notizie o eventi negativi. È fondamentale utilizzare un linguaggio professionale e un tono formale quando si scrivono comunicati stampa, 

perché sono sotto l'esame del grande pubblico. 

Inoltre, è necessario prestare particolare attenzione per mantenere l'accuratezza di tutte le informazioni. 

La maggior parte dei comunicati stampa sono inferiori a 500 parole per coinvolgere adeguatamente i lettori. Ciò significa che dovrebbero rimanere brevi, diretti e concisi. 

Un altro elemento comune nei comunicati stampa sono le citazioni e le testimonianze di persone interessate. 

Aiuta a stimolare una conversazione con il pubblico. 

5. Curriculum e lettere  di presentazione

I curriculum e le lettere di presentazione sono fondamentali per il processo di assunzione. Di solito lavorano insieme, ma non è necessario presentarli entrambi quando ci si candida per un lavoro. 

Poiché il dipartimento delle risorse umane esamina i curriculum e le lettere di presentazione per vedere se i candidati sono adatti, si tratta essenzialmente di documenti aziendali. 

Ciò significa che è fondamentale mantenere un'estrema professionalità in tutto il curriculum e nelle lettere di presentazione. 

Tuttavia, oggi, molte persone optano per lettere di presentazione e curriculum personalizzati. Ciò significa che c'è una buona probabilità che non seguano i formati generali. 

Nonostante ciò, un certo livello di professionalità deve ancora rimanere. 

È anche un'ottima occasione per mostrare le tue capacità di scrittura aziendale. Se riesci a scrivere un ottimo curriculum e una lettera di presentazione, questo è un vantaggio immediato per la tua candidatura. 

6. Un 

report aziendale ha lo scopo di trasmettere importanti informazioni aziendali e aggiornamenti sui progetti alle parti interessate. 

I report aziendali possono avere molteplici scopi, a seconda di chi è il destinatario. 

Ad esempio, i report aziendali per l'alta dirigenza includono traguardi, risultati, numeri mensili, consigli e richieste. 

In alternativa, un rapporto aziendale per un cliente esterno include informazioni sul suo progetto, il suo impatto, i risultati e le prospettive future. 

In ogni caso, il rapporto fornisce dati, ricerche, numeri e altre informazioni pertinenti che possono integrare il processo decisionale. 

Esistono vari tipi di rapporti aziendali, i più comuni tra questi sono: 

• Rapporti di fattibilità
• Rapporti mensili di progetto
• Rapporti di conformità
• raccomandazione rapporti
• Rapporti finanziari trimestrali
• Rapporti investigativi

È fondamentale mantenere l'obiettività durante la stesura dei rapporti aziendali. Questo perché stai solo riportando informazioni, fatti e dati, non fornendo opinioni.

Tuttavia, se il tuo obiettivo è fornire consigli, soluzioni o prospettive, puoi includere opinioni, 

ma assicurati che tali opinioni si basino su ricerche e dati fattuali. 

Il formato dei rapporti aziendali può variare a seconda del settore e dell'organizzazione. Tuttavia, la maggior parte di essi include i seguenti elementi: 

• Riepilogo esecutivo – include un piccolo riassunto del rapporto con i punti chiave. 
• Sommario: serve a fornire un elenco di intestazioni pertinenti. 
• Introduzione: funge da precursore di ciò che i lettori possono aspettarsi dal rapporto. 
• corpo– include tutte le informazioni pertinenti. 
• Dichiarazioni conclusive – consistono in risultati e raccomandazioni. 
• Riferimenti: collegamenti ad altri documenti aziendali pertinenti. 
• Appendice: consente di fornire informazioni su determinati termini e concetti. 

La maggior parte dei report aziendali oggi include anche grafici di visualizzazione dei dati rilevanti. 

7. Agende delle  riunioni

Un ordine del giorno delle riunioni aiuta a delineare tutti gli argomenti di una determinata riunione. Di 

solito, il manager o la persona che conduce la riunione redige l'ordine del giorno della riunione, 

che poi condivide con tutti coloro che parteciperanno alla riunione, insieme agli stakeholder del management superiore. 

Il documento aiuta a stabilire il precedente per la riunione. Aiuta ogni partecipante a prepararsi per la riunione. 

È particolarmente utile quando la riunione richiede il contributo di tutte le parti. 

Gli ordini del giorno delle riunioni aiutano a rendere le riunioni più efficienti, produttive ed efficaci. Garantiscono inoltre la partecipazione unilaterale di tutti i partecipanti. 

Tieni presente che il documento dell'ordine del giorno della riunione è solo uno schema. Ciò significa che non devi preoccuparti di cose come la formattazione, la grammatica o altri problemi di scrittura. 

Tuttavia, è meglio utilizzare brevi elenchi puntati per trasmettere le informazioni in modo rapido ed efficiente. 

È anche consigliabile indirizzare alcuni elementi dell'ordine del giorno a determinati partecipanti. 

Inoltre, puoi assegnare determinati limiti di tempo a vari compiti e argomenti. 

Infine, è anche una buona idea includere ulteriori dettagli, come la data, il giorno, l'ora e il luogo della riunione. 

8. Newsletter 

Una newsletter serve a fornire informazioni e notizie rilevanti per i lettori. Possono essere newsletter interne o newsletter esterne, a seconda del loro scopo. 

Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni utilizza entrambe. Possono servire a trasmettere informazioni o essere un modo per incorporare la scrittura persuasiva. 

La maggior parte delle grandi aziende e delle imprese dispone di newsletter interne. La maggior parte di essi dispone di newsletter separate per il personale dei diversi reparti, 

in

modo da rendere più agevoli e semplici gli annunci a livello di reparto e di azienda. 

Una newsletter programmata consente all'azienda di informare costantemente tutto il personale sugli aggiornamenti pertinenti. 

In questo modo si elimina la necessità di promemoria individuali, messaggi di aggiornamento o e-mail non necessarie.  La

maggior parte delle newsletter interne sono mensili e tendono anche a includere promozioni per i dipendenti. 

Allo stesso modo, le newsletter esterne mirano a fornire informazioni, aggiornamenti e contenuti pertinenti ai lettori esterni. 

Ad esempio, quando ti iscrivi a un blog, ti stai essenzialmente iscrivendo alla loro newsletter mensile o settimanale. 

La maggior parte delle newsletter sono meno formali di altre forme di scrittura aziendale.  

L'idea è quella di celebrare i successi, mettere in evidenza i risultati e creare entusiasmo per i lanci o gli eventi imminenti. 

Pertanto, è importante utilizzare un linguaggio relativamente informale. 

Inoltre, le newsletter si concentrano anche su elementi visivi. L'idea è quella di coinvolgere i lettori e il modo migliore per farlo è aggiungere elementi visivi, 

tra

cui grafica, vettori, infografiche, animazioni 2D e persino video. 

Tuttavia, è importante rimanere coerenti con la guida di stile dell'azienda in tutti i casi per mantenere il tuo marchio. 

Quattro tipi di scrittura  aziendale

Per la maggior parte, Possiamo dividere la scrittura aziendale in quattro Categorie. È importante classificarli perché è più facile differenziare i loro formati, le guide di stile e il messaggio. 

In ogni caso, i seguenti sono i quattro tipi di scrittura aziendale. 

• Scrittura aziendale informativa – mira a fornire informazioni ai lettori e alle parti interessate. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dai rapporti sullo stato di avanzamento alla documentazione dei processi, ai rapporti sulle prestazioni finanziarie, alle informazioni di contatto e alle riviste informative. 
• Instructional Business Writing – aiuta a fornire istruzioni, indicazioni e indicazioni pertinenti ai lettori. Può includere un manuale utente, un processo di manutenzione e persino una guida di stile. 
• Scrittura aziendale persuasiva – mira a convincere i lettori di qualcosa, comunemente un risultato positivo. Lo stile di scrittura si concentra sull'uso di un tono che possa influenzare i lettori verso una certa opinione. Troverai quel business Le proposte, le presentazioni e gli ordini del giorno delle riunioni rientrano nella scrittura persuasiva. Puoi anche includere elementi come un comunicato stampa e una lettera di presentazione. 
• Transactional Business Writing – riguarda la comunicazione professionale. Implica la registrazione accurata delle informazioni aziendali e la loro condivisione. Ecco perché può includere cose semplici come promemoria ed e-mail. Nel frattempo, include anche lettere ufficiali, ricevute ed elenchi puntati di clienti. 

I tipi di scrittura aziendale di cui sopra possono facilmente includere tutti i tipi di documenti aziendali. 

È importante essere in grado di distinguere tra i vari tipi perché aiuta a formattare meglio il documento. 

Altre cose in cui aiuta sono la struttura delle frasi, la grammatica e il modo in cui scrivi ogni paragrafo del corpo. 

In ogni caso, tieni presente che devi sempre evitare il gergo, Evita la voce passiva, giustifica tutto, usa il proiettile  

 

Se

sei bravo nella scrittura tecnica o puoi scrivere un ottimo articolo, non significa che sei bravo nella scrittura aziendale. 

C'è un certo processo di scrittura che entra nella scrittura aziendale. Devi trovare il giusto equilibrio tra professionalità, scrittura e comunicazione. 

L'idea non è quella di fornire il miglior valore, ma di comunicare facilmente con le parti interessate. 

Prendi gli esempi di scrittura aziendale di cui sopra come base per saperne di più sulla scrittura aziendale e migliorare le tue capacità di scrittura.