Come si stabilisce lordine di priorità dei compiti

delle attività Non c'è mai abbastanza tempo per fare tutto ciò che vuoi fare. È un problema universale. E tutti noi accettiamo questo fatto e viviamo con la sua realtà fino a quando lo scenario peggiore non alza la sua brutta testa: non c'è abbastanza tempo per fare tutto ciò che devi fare.

Quando tutto nella tua lista di cose da fare sembra di importanza cruciale (o quando qualcuno a cui rispondi la pensa così), usa una o più di queste tecniche di definizione delle priorità per aiutarti a identificare il tuo compito più importante e portare a termine il lavoro.

Che cos'è una tecnica di prioritizzazione?

Una tecnica di definizione delle priorità ti aiuta a prendere decisioni informate sull'ordine in cui dovresti completare le tue attività in base a diversi fattori come la loro importanza e le date di scadenza. Con un elenco di attività prioritarie in mano, hai uno scudo per respingere rispettosamente le riunioni non necessarie Inviti e richieste dell'ultimo minuto. 

Ad esempio, quando gli stakeholder si avvicinavano ai miei colleghi con richieste "urgenti", mostravamo loro il nostro elenco di attività prioritarie e chiedevamo: "Cosa dovremmo tagliare per soddisfare questa richiesta?" Dopo aver visto l'importanza delle altre cose nell'elenco, le richieste urgenti spesso diventavano improvvisamente molto meno urgenti.

Ma le tecniche di definizione delle priorità non si limitano a riprendere il controllo sulle attività sul posto di lavoro. Sono anche utili per gestire le priorità in competizione tra loro, la tua famiglia, i tuoi amici e persino quella parte del tuo cervello che è sempre alla ricerca di progetti secondari.

Come dare priorità alle attività: 10 tecniche di prioritizzazione delle attività

Proprio come identificare il tuo stile di lavoro, trovare la tecnica giusta per dare priorità alle attività è personale. Se c'è un metodo specifico che ti interessa conoscere, sentiti libero di saltare avanti. Altrimenti Continua a scorrere per esplorare le diverse opzioni e scegliere quelle che ritieni giuste per te.  

Tecniche di prioritizzazione delle attività

1. Matrice di priorità

La tecnica della matrice di priorità consiste nel distribuire le attività su una matrice a quattro quadranti come quella illustrata di seguito. L'asse x rappresenta un valore e l'asse y ne rappresenta un altro. Ogni quadrante, quindi, rappresenta la priorità in base ai valori definiti.

Ci sono infiniti modi in cui puoi organizzare la tua matrice delle priorità. Ecco alcuni esempi popolari di matrici di priorità per iniziare.

Matrice di Eisenhower

Con la matrice di Eisenhower, l'asse x rappresenta l'urgenza mentre l'asse y rappresenta l'importanza, lasciandoti con le seguenti categorie (dall'alto a sinistra in senso orario):

• Attività importanti ma non urgenti sono priorità inferiori che dovresti aggiungere alla tua lista di cose da fare per dopo.

• I compiti importanti e urgenti sono le tue massime priorità.

• I compiti urgenti ma non importanti sono quelli che devono essere portati a termine ma che possono essere delegati a qualcun altro. 

• I compiti non urgenti o importanti sono probabilmente distrazioni inutili. 

Per utilizzarlo, valuta ogni attività in base alla sua urgenza e importanza, quindi posiziona l'attività nel quadrante corrispondente.

Inserendo ogni attività della tua lista in un quadrante della matrice di Eisenhower, puoi determinare cosa deve essere fatto ora, cosa puoi risparmiare per dopo, cosa vale la pena delegare e cosa puoi eliminare del tutto.

Nella

matrice impatto-sforzo, L'asse x rappresenta l'impatto e l'asse y rappresenta sforzo . Quindi avrai una matrice con i seguenti quadranti (dall'alto a sinistra in senso orario):

• Alto sforzo, basso impatto

• Alto sforzo, alto impatto

• Basso sforzo, alto impatto

• Basso sforzo, basso impatto

Per distribuire le tue attività di conseguenza, valuta quanto sforzo impiegherà ciascuna e l'impatto che avrà il completamento. Tutte le attività nel quadrante Basso impegno e alto impatto sono le priorità principali, seguite da quelle nei quadranti Alto impegno e alto impatto. 

Se hai molte attività in questi due quadranti, prendi in considerazione la possibilità di lavorare su uno o due dal tuo quadrante a basso sforzo e alto impatto. Il senso di realizzazione derivante dal spuntare queste vittorie rapide potrebbe darti quella spinta tanto necessaria per affrontare il resto.

Matrice del valore di costo

Nella matrice del valore di costo, l'asse x rappresenta il costo e l'asse y rappresenta il valore , lasciandoti con i seguenti raggruppamenti (dall'alto a sinistra in senso orario):

• Alto valore, basso costo

• Alto valore, alto costo

• Basso valore, alto costo

• Basso valore, basso costo

Valuta quanto costerà la tua attività (in termini di tempo) e il valore che fornirà. Le attività nel quadrante Alto valore e basso costo sono le tue vittorie rapide, mentre quelle nel tuo Basso valore, alto costo sono attività che probabilmente dovresti evitare. 

Con uno qualsiasi dei modelli di matrice sopra, puoi disegnarli su carta o in un foglio di calcolo. In alternativa, puoi utilizzare un'app con funzionalità integrate per la creazione di matrici di priorità, come TickTick.

numero arabo. Metodo di definizione delle priorità MoSCoW

Il metodo MoSCoW è una tecnica semplice per assegnare priorità alle attività in cui si assegna ogni attività nella tua lista di cose da fare in una delle quattro categorie:

• M – Da fare : le attività M sono cose che devi assolutamente fare.

• S – Dovrebbe fare : le attività S sono cose che dovresti fare, ma hanno una priorità inferiore rispetto alle attività M.

• C – Potrebbe fare : le attività C sono piacevoli da fare. Ti piacerebbe farli, ma se non lo fai, probabilmente non è un grosso problema.

• W – Non va bene : le attività W sono cose che non vale la pena fare.

Nota: se hai molte attività che richiedono la delega, il metodo MoSCow non fa per te. Passa al metodo ABCDE per una tecnica alternativa più adatta. 

Dopo aver assegnato ogni attività a una categoria, elimina le attività W. Tira un sospiro di sollievo per quanto più breve sia il tuo L'elenco delle attività è ora. Poi mettiti al lavoro. Concentrati prima sulle attività M, seguite dalle attività S e, se hai tempo, sulle attività C. 

Lavorando sul tuo elenco dall'alto verso il basso, puoi assicurarti di lavorare sempre sulle tue attività con la massima priorità.

Per un modo semplice per visualizzare e organizzare le tue attività, prova a utilizzare un'app Kanban come Trello o KanbanFlow. Creare un elenco di attività non ordinate, quindi trascinare ogni attività nella categoria appropriata. È inoltre possibile trascinare e rilasciare le attività su e giù all'interno degli elenchi per specificare l'ordine in cui si desidera lavorarci.

Ma affinché il metodo MoSCoW funzioni davvero, devi assicurarti che tutte le tue attività vengano effettivamente aggiunte alla tua bacheca, in modo da poterle classificare. Con Zapier, puoi automatizzare questo processo collegando la tua app Kanban con le tue fonti di attività, come Slack o la tua casella di posta elettronica. Scopri di più su come automatizzare la tua bacheca Kanban o inizia con una delle questi flussi di lavoro. 

3. Metodo

ABCDE Il metodo ABCDE deriva da Eat That Frog di Brian Tracy. Simile alla tecnica di prioritizzazione MoSCoW, il metodo ABCDE ti consente di assegnare ogni attività della tua lista in una categoria:

• le attività A sono cose che devi fare.

• Le attività B sono cose che dovresti fare.

Le

• attività C sono cose piacevoli da fare.

• Le attività D sono attività che dovresti delegare a qualcun altro.

• Attività E sono compiti che dovresti eliminare.

Il metodo ABCDE amplia il metodo MoSCoW assegnando priorità alle attività da svolgere e identificare quelli che possono essere fatti da qualcun altro. 

Anche le app Kanban funzionano molto bene per questa tecnica. Avrai un elenco di origine per tutte le tue attività, seguito da elenchi aggiuntivi per contenere le attività A , B , C , D ed E. Trascina e rilascia le attività dall'elenco di origine nella categoria appropriata, quindi inizia le tue attività A.

4. La

definizione delle priorità Scrum (nota anche come definizione delle priorità Agile) è un metodo di prioritizzazione che si basa sull'ordinamento delle attività in base alla priorità e alla sequenza.  Questa tecnica funziona particolarmente bene quando si deve tenere conto della sequenza.

Ad esempio, supponiamo che il tuo compito con la massima priorità sia quello di ripiastrellare il pavimento del bagno. Tuttavia, sai che devi anche far passare gli idraulici a nuovi tubi nel tuo bagno e dovranno tagliare il pavimento per farlo. Far funzionare nuovi tubi può essere un priorità più bassa, ma poiché influirà sull'attività con la priorità più alta di ripiastrellare il pavimento, deve essere completata per prima.

Nella definizione delle priorità Scrum, si valuta ogni attività nell'elenco utilizzando tre criteri:

1. quanto è importante questa attività?

2. Quanto è importante rispetto alle altre attività in questo elenco?

3. Qualsiasi altra attività dipende da questa attività?

Quindi, utilizzando le risposte a queste domande, si assegna a ciascuna un numero univoco da uno a n (dove n è il numero totale di attività nell'elenco). 

La prioritizzazione Scrum funziona bene da sola, ma si abbina molto bene anche ad altre tecniche come il metodo MoSCoW o ABCDE. Dopo aver classificato le tue attività per priorità (come M , C e W o A , B e C ), puoi iniziare a sequenziare le attività nell'ordine in cui prevedi di completarle, mantenendo Prestare attenzione a eventuali dipendenze delle attività che potrebbero influire su tale ordine.

Qualsiasi app per elenchi di cose da fare che consenta l'ordinazione drag-and-drop funziona bene per la definizione delle priorità Scrum. Ma se stai organizzando attività con molte dipendenze, le app di gestione dei progetti come Jira e Asana offrono un modo migliore per visualizzare le tue attività in sequenza. 

5. Metodo di ordinamento a bolle

Il metodo di ordinamento a bolle è un modo efficace per rispondere alla domanda: "Quanto è importante questa attività rispetto ad altre attività in questo elenco?" È particolarmente utile se soffri del problema "tutto è urgente". 

Inizia con una griglia orizzontale e assegna ogni attività a una cella. 

Quindi, prendi le prime due attività e valutale l'una rispetto all'altra chiedendoti: "Quale attività è più importante?"

L'attività del passaggio precedente più importante viene spostata a sinistra. Nell'esempio seguente, l'attività 2 è più importante rispetto all'attività 1 , quindi le due attività si scambiano di posto.

Quindi confronta le due attività successive. Qual è il più importante? L'attività più importante viene spostata di una cella a sinistra.

Continua questo processo fino ad arrivare alla fine dell'elenco. Quindi ripetere il processo dall'inizio. Continua a ripetere l'esercizio fino a quando ogni attività è a sinistra di un'attività meno importante. Le tue priorità sono ora elencate da sinistra a destra.

Non esiste uno strumento specifico progettato per il metodo di ordinamento a bolle, ma puoi facilmente utilizzare un Kanban, un elenco di cose da fare o un'app di gestione dei progetti per questo. L'unica differenza è che i set di attività verranno eseguiti dall'alto verso il basso anziché da sinistra a destra.

6. Il Most Important

Task (MIT) è un metodo di prioritizzazione eccezionalmente semplice reso popolare da Leo Babauta. Invece di dare la priorità alle attività dall'intero elenco di cose da fare, inizia ogni mattina scegliendone una da tre MIT: cose che devi fare quel giorno.

Scegli almeno un MIT ogni giorno che sia correlato ai tuoi obiettivi. In questo modo, stai facendo qualcosa ogni giorno per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. E anche se molto probabilmente completerai più cose in un giorno rispetto ai tuoi MIT, selezionare i tuoi MIT al mattino e fissare una scadenza ti assicura di dedicare tempo ogni giorno a lavorare su attività importanti e ad alta priorità.

La cosa bella del MIT è che tecnicamente non hai nemmeno bisogno di una lista di cose da fare per usare la tecnica. Ma se vuoi mantenere il tuo MIT in primo piano, prova l'estensione gratuita di ChromeMomentum. Ti chiede di scegliere un punto attivo per la giornata la prima volta che apri Chrome, quindi ti mostra tale stato attivo ogni volta che apri una nuova scheda del browser.

7. L'edera Il metodo Ivy

Lee è semplice (e simile al metodo MIT):

• alla fine di ogni giornata lavorativa, scegli le sei attività più importanti della tua lista su cui lavorare domani.

• Quindi, ordina queste sei attività in termini di priorità.

• Quando arrivi al lavoro il giorno successivo, lavora sull'attività numero uno fino a quando non è completa.

• Affronta il resto della tua lista allo stesso modo.

Continua fino al completamento di tutte e sei le attività e ripeti il processo ogni singolo giorno.

Qualsiasi lista di cose da fare, Kanban o app di gestione dei progetti funziona bene per il metodo Ivy Lee. Ma se ti accorgi che stai lottando per completare le tue attività prioritarie a causa di riunioni e altre distrazioni, prendi in considerazione la possibilità di creare la tua lista di cose da fare in un'app che blocca il tempo. In questo modo, puoi programmare il tempo per quel lavoro direttamente nel tuo calendario, rendendoti non disponibile per riunioni che probabilmente Potrebbe essere stata un'e-mail.

8. Tecnica di prioritizzazione 1-3-9

La tecnica di prioritizzazione 1-3-9 ti incoraggia a concentrarti su attività importanti, ma ti dà anche un modo per dare priorità alle attività meno importanti su cui dovrai inevitabilmente lavorare. È come una miscela dei metodi MoSCoW, MIT e Ivy Lee. 

Ogni giorno, prevedi di completare 13 attività:

• un'attività critica (come un'attività M da MoSCoW)

• tre attività importanti (come S da MoSCoW)

• nove attività piacevoli da fare (come C da MoSCoW)

Potresti anche combinare la tecnica 1-3-9 con una matrice di Eisenhower, lasciandoti con un'attività nel quadrante Importante e urgente, tre in Importante ma non urgente e nove nel quadrante Urgente ma non importante.

Ordina le tue liste di tre e nove compiti in termini di priorità. Quindi lavora e completa il tuo unico compito, seguito dai tuoi tre compiti in ordine e, infine, i tuoi nove compiti in ordine.

In un mondo ideale, saresti in grado di lavorare solo sulle tue attività con la massima priorità e di alto valore, ma le cose raramente funzionano in questo modo. Il metodo 1-3-9 affronta questa realtà dandoti un modo per assicurarti di lavorare almeno sul più importante dei tuoi compiti meno importanti.

Qualsiasi app a matrice di priorità o app Kanban funziona bene con la tecnica di prioritizzazione 1-3-9. 

9. La tecnica

delle due liste di Warren Buffett è un altro approccio molto semplice per dare priorità alle attività.

Innanzitutto, scrivi un elenco di 25 cose che vuoi realizzare. Quando l'elenco è completo, cerchia i cinque elementi più importanti di quell'elenco.

Al termine, compila i risultati in due elenchi:

• Il primo, contenente le cinque attività che hai cerchiato, diventa la tua lista di cose da fare.

• Il secondo, contenente le 20 attività che non hai cerchiato, diventa la tua lista di cose da non fare (ancora).

Concentra la tua attenzione sul completamento di tutte le attività del tuo primo elenco. Solo allora puoi iniziare a lavorare sulla tua seconda lista.

La tecnica delle due liste è progettata per essere eseguita su carta, ma puoi ottenere la stessa cosa con qualsiasi app per elenchi di cose da fare che ti consente di spostare le attività da un elenco all'altro. Oppure, se vuoi essere davvero creativo, trasforma i tuoi 25 obiettivi in uno scarabocchio.

10. Principio di Pareto (regola 80/20)

Il principio di Pareto, noto anche come regola 80/20, afferma che l'80% delle conseguenze tende a provenire dal 20%. Ad esempio, l'80% del tuo impatto sul lavoro deriva dal 20% delle attività che svolgi. 

In altre parole, se si dà la priorità a una piccola percentuale delle attività giuste, possono produrre risultati fuori misura Effetti. 

Per mettere in pratica la regola dell'80/20, identifica il tuo lavoro del 20% e fai di queste attività la tua priorità. Non c'è una regola ferrea incorporata nel principio di Pareto su come determinare il tuo lavoro del 20%, ma puoi attingere ad altre strategie. Ad esempio, le attività M dal metodo MoSCoW o le attività a basso sforzo e ad alto impatto dalla matrice di priorità sforzo-impatto. 

Bonus: come dare priorità alle attività per i team

Molti dei metodi di prioritizzazione sopra elencati sono utili per dare priorità alle attività quotidiane. Ma cosa succede se stai lavorando su scala più ampia? Ad esempio, un team di prodotto che discute quali funzionalità implementare successivamente o un team di marketing che decide come dividere il budget pubblicitario tra diverse campagne. In questi casi, ecco alcuni metodi di prioritizzazione per aiutare il tuo team a identificare e sequenziare tali attività:

Come scegliere la giusta tecnica di prioritizzazione delle attività

Ogni La tecnica in questo elenco ti aiuta a ottenere la stessa cosa: assicurarti di lavorare sempre sui tuoi compiti più importanti. Quindi, alla fine, non importa quale tecnica usi. Non importa se usi più tecniche. E non importa se mescoli parti delle diverse tecniche per creare il tuo metodo personalizzato.

Ciò che conta è che tu scelga qualcosa che abbia senso e sembri naturale e che ti metta al lavoro.

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Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel luglio 2019. L'aggiornamento più recente è stato nel settembre 2023 con il contributo di Jessica Lau.