Modifica della tendina in excel

Come creare un semplice elenco a discesa in Excel

1. Crea un elenco di elementi che desideri includere nel menu a discesa.

1. Vai alla posizione in cui desideri che appaia l'elenco, seleziona tutte le celle.

1. Vai su Dati (scheda) > Strumenti dati (gruppo) > Convalida dati .

1. Per Consenti seleziona elenco .

1. Per Origine, fare clic sul pulsante Origine e selezionare l'intervallo con l'elenco di elementi preparato.

1. Fare clic su OK.

Ora è possibile selezionare un elemento da un menu a discesa.

Per gli elenchi brevi, è possibile saltare la preparazione e inserisci le opzioni a discesa direttamente nella casella Origine, separate da una virgola ( o punto e virgola, a seconda delle impostazioni internazionali ), ad esempio Sì, No.

Perché utilizzare gli elenchi a discesa

Come hai visto, è un processo semplice. Abbiamo creato un semplice modulo di inserimento dati per raccogliere le preferenze.

L'inserimento dei dati è una delle applicazioni più comuni degli elenchi a discesa. Come le altre opzioni di convalida dei dati, consentono di controllare gli input dell'utente. Ciò consente di risparmiare tempo e garantisce l'accuratezza e la coerenza delle risposte.

Alcune potenziali applicazioni includono:

• Gestione dei progetti : aggiornamenti di stato, impostazione delle priorità, ecc.
• Gestione dell'inventario : categorizzazione degli articoli.
• Sondaggi e modulistica : standardizzare le risposte.

Tuttavia, è anche possibile utilizzare i menu a discesa per creare report dinamici e interattivi che vengono ricalcolati automaticamente in base alla scelta dell'utente.

È anche possibile combinarli con i grafici per renderli interattivi.

Procedure consigliate per l'utilizzo degli elenchi a discesa

Poiché l'uso più comune degli elenchi a discesa comporta la raccolta degli input dell'utente, è consigliabile proteggere l'origine dell'elenco da eventuali manomissioni.

A tale scopo, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

• Mantenere le tabelle o gli intervalli di origine in un foglio separato.
• Nascondere la colonna che include l'elemento dell'elenco a discesa: basta fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare "Nascondi".
• Selezionando la colonna, vai alla scheda Dati / Gruppo / Gruppo. Questo modo in cui è possibile comprimere la colonna.
• Protezione delle celle che contengono l'intervallo di origine.

Lascia le istruzioni - Personalizzazione dei messaggi di input e degli avvisi di errore

Ci sono varie impostazioni aggiuntive nello strumento di convalida dei dati che ti aiutano a migliorare l'esperienza utente.

Sebbene la maggior parte degli utenti sia probabilmente esperta nell'uso dei menu a discesa, potresti comunque voler includere un messaggio con alcune istruzioni personalizzate. Selezionare tutte le celle e riaprire la finestra Convalida dati. Lì, seleziona la scheda Messaggio di input e compila il titolo e/o il contenuto del messaggio.

Apparirà come suggerimento nella griglia quando si seleziona una cella con il menu a discesa.

Comprendere i tipi di avviso di errore e consentire altre voci

È inoltre possibile personalizzare il messaggio di errore che gli utenti ricevono quando tentano di ignorare la convalida dei dati e digitare qualcosa che non è incluso nell'elenco. Ancora più importante, se vai alla scheda Avviso di errore nella finestra di dialogo Convalida dati, puoi cambiare lo "Stile" .

Si tratta di un'impostazione cruciale, perché influisce non solo sullo stile e sull'icona del messaggio di errore, ma anche sul comportamento.

Lo stile predefinito, Stop , non consente agli utenti di ignorare la convalida, indipendentemente dal numero di tentativi che ripetono.

Tuttavia, se lo si modifica in Avviso o Informazioni , gli utenti devono solo riconoscere la regola e possono continuare. Dopo aver fatto clic su "Sì" o "OK", possono eseguire il commit del valore inserito manualmente.

Ciò può essere utile quando l'elenco a discesa ha lo scopo di velocizzare l'immissione dei dati, ma non deve limitarla. Ad esempio, si desidera lasciare L'opzione per popolare un nuovo indirizzo.

Si noti che anche con l'opzione Stop Error abilitata, la convalida dei dati non è del tutto infallibile. Puoi ancora trovare dati non validi nel foglio di lavoro. Gli elenchi in Excel possono essere incollati su cui sovrascrive la convalida dei dati nella cella.

Aggiunta di elementi all'elenco

Cosa succede se si desidera espandere l'elenco degli elementi nell'elenco a discesa? Come è possibile eseguire questa operazione in modo dinamico per evitare di modificare ogni volta l'intervallo di origine nella finestra di convalida dei dati?

Puoi scegliere tra una serie di metodi, a seconda delle tue esigenze e preferenze.

Aggiungi elementi prima dell'ultimo elemento

Se ti attieni a un intervallo (cioè non utilizzi una tabella Excel), puoi inserire una nuova riga al centro dell'intervallo. In questo modo il riferimento nello strumento di convalida dei dati si sposterà automaticamente.

Utilizzo di un intervallo (denominato)

È possibile denominare gli intervalli utilizzando il Name Manager, che renderà possibile il riferimento ad essi nello strumento di convalida dei dati più facile da usare.

Utilizzo di una tabella Excel

Per un approccio completamente dinamico, l'utilizzo dei riferimenti alle tabelle come origine è la strada da percorrere. Converti il tuo intervallo in una tabella usando la scorciatoia Ctrl + T. Puoi rimuovere lo stile della tabella (lo faccio 😉 sempre) ma mantieni la sua funzionalità, come l'inclusione automatica di nuove righe.

Se nella cartella di lavoro è già presente una tabella con valori univoci, una sorta di tabella di dati anagrafici, è possibile fare riferimento alla colonna pertinente di questa tabella. Nell'ultima versione di Office 365, non deve nemmeno essere univoco. Excel lo deduplica per te.

Utilizzo di un intervallo distribuito (array dinamici)

Se è necessario preparare i dati in anticipo, creare un elenco univoco e ordinato, è possibile fare affidamento sulle funzioni più recenti come UNIQUE e SORT, che restituiscono un array distribuito. Per fare riferimento a un array versato, si utilizza un simbolo # ( hash o cancelletto ). Le Il riferimento è completamente dinamico e si aggiorna automaticamente ogni volta che l'origine sottostante si espande.

Gestione di un elenco a discesa

Come modificare l'elenco a discesa in Excel

La modifica degli elenchi a discesa in Excel è semplice e può essere eseguita in pochi semplici passaggi.

Modifica degli elenchi a discesa in base a una tabella Excel

Se l'elenco a discesa è basato su una tabella Excel, l'aggiornamento dell'elenco è semplice.

Per aggiungere un elemento:

• Vai alla fine dell'elenco nella tabella.
• Digita il nuovo elemento.

Per rimuovere un elemento:

• Individuare l'elemento che si desidera eliminare.
• Premere Canc.

Modifica degli

elenchi a discesa in base a un intervallo di celle

Se l'elenco a discesa è basato su un intervallo di celle, attenersi alla seguente procedura:

Per aggiungere un elemento:

• Selezionare il foglio di lavoro con i dati per l'elenco a discesa.
• Vai alla fine dell'elenco e digita il nuovo elemento.

Per rimuovere un elemento:

• selezionare l'elemento da eliminare.
• Premere Canc.

Aggiornamento dell'elenco a discesa:

• passare al foglio di lavoro con l'elenco a discesa.
• Selezionare una cella con l'elenco a discesa.
• Passare a Dati > Convalida dati.
• Nella scheda Impostazioni, fare clic nella casella Origine.
• Selezionare tutte le celle contenenti le voci per l'elenco a discesa.
• Seleziona la casella "Applica queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni".

Modifica degli elenchi a discesa immessi manualmente

Se gli elementi dell'elenco a discesa vengono inseriti manualmente, ecco come modificarli:

Per aggiornare l'elenco:

• Vai al foglio di lavoro con l'elenco a discesa.
• Seleziona una cella con l'elenco a discesa.
• Vai a Dati > Convalida dati.
• Nella scheda Impostazioni, fare clic nella casella Origine.
• Modifica gli elementi dell'elenco in base alle esigenze. Separa ogni elemento con una virgola, in questo modo: Mela, Arancia, Banana
• Seleziona la casella "Applica queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni".

💡 Se l'elemento si trova al centro dell'elenco, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, scegliere Elimina e quindi fare clic su OK per spostare le celle verso l'alto.

Rimozione della convalida

dei dati Per rimuovere l'elenco a discesa da determinate celle, selezionarle e riaprire la finestra Convalida dati. Lì, seleziona Cancella tutto.

Elenco a discesa ricercabile

Lo svantaggio degli elenchi a discesa nel vecchio Excel era il fatto che non erano ordinati e non erano ricercabili. Dovevi scorrere l'elenco fino a trovare il valore che volevi. Se si trattasse di un elenco lungo, potrebbe essere più fastidioso della digitazione effettiva fuori il valore.

Se si dispone dell'ultima versione di Office 365, questo problema appartiene al passato, perché gli elenchi a discesa sono ora ricercabili in modo nativo.

Ciò significa che quando si inizia a digitare il valore che si desidera inserire, il menu a discesa filtra automaticamente verso il basso per mostrare solo le voci che iniziano con la parola o la frase digitata.

Inoltre, deduplica automaticamente l'elenco. eliminando la necessità di preparare e pulire i dati in anticipo (purché si disponga di una fonte per l'elenco in qualsiasi punto della cartella di lavoro ).

Prima di ottenere finalmente questa soluzione in modo nativo, potevamo utilizzare una formula di matrice dinamica (disponibile in Excel 2019 e versioni successive, nonché in Excel per Office 365 ) per ottenere questo effetto. È un po' più complesso se si vogliono menu a discesa ricercabili per ogni riga, ma non impossibile.

Immagina

di

filtrare un elenco a discesa in base alla selezione in un altro menu a discesa per mostrare solo gli elementi correlati. Gli array dinamici hanno anche reso molto più semplice la creazione di tali elenchi a discesa dipendenti.

È possibile anche senza array dinamici; richiede solo formule più complicate. Avrai bisogno di una combinazione di funzioni OFFSET, MATCH e COUNTIF o COUNTA, oppure della potente combinazione di INDEX e MATCH.

Considerazioni finali

Gli elenchi a discesa sono una potente funzionalità di Excel che può migliorare l'integrità dei dati e l'esperienza dell'utente. Che tu stia gestendo un piccolo progetto o gestendo set di dati di grandi dimensioni, capire come creare elenchi a discesa migliorerà significativamente la tua produttività.