Esempio di promemoria

Può essere difficile ricordare tutto, soprattutto quando siamo impantanati nel lavoro o negli impegni personali. Ecco perché le e-mail di promemoria sono così importanti sia nella nostra vita personale che professionale.

Mentre la maggior parte di noi è abituata a inviare promemoria a se stessa, potremmo non essere così abituati a inviarli agli altri. Ed è qui che le cose possono diventare un po' complicate.

Non vuoi sembrare fastidioso o invadente, ma non vuoi nemmeno che la persona dimentichi ciò che le stai ricordando.

È un equilibrio delicato, ma è possibile scrivere un'e-mail di promemoria che sia educata ed efficace.

Questa guida tratterà tutto ciò che devi sapere sulle e-mail di promemoria, inclusi 12 esempi di e-mail di promemoria gentili, etichetta educata per le e-mail di promemoria e come scrivere un'e-mail di promemoria che riceva risultati. Questo è solo un piccolo esempio dei nostri modelli gratuiti: se stai cercando una raccolta completa di modelli di email, modelli word, modelli pdf, modelli di google doc e molto altro, richiedi oggi stesso la tua prova gratuita di 7 giorni!

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Che

cos'è un'e-mail di promemoria?

Un'e-mail di promemoria è un messaggio che invii a qualcuno quando vuoi ricordargli qualcosa di importante.

Di solito contiene un messaggio che dice qualcosa del tipo: "Ehi, volevo ricordarti che hai un appuntamento con il dentista mercoledì alle 15:00".

Ci sono due tipi di e-mail di promemoria, la prima è ricordare a qualcuno qualcosa prima che accada e la seconda è ricordare a qualcuno qualcosa dopo che è già successo.

Il tipo prima sarebbe più simile a un'e-mail di promemoria per una riunione, mentre il tipo dopo sarebbe più simile a un'e-mail di promemoria del pagamento scaduto.

Qual è il momento ideale per un'e-mail di promemoria?

Dipende molto da ciò che stai cercando di ricordare alla persona. Se si tratta di un appuntamento o di una riunione, di solito si desidera inviare l'e-mail con uno o due giorni di anticipo.

In questo modo la persona ha il tempo sufficiente per vedere l'e-mail e inserirla nel proprio calendario. Per cose come i solleciti contrattuali, i pagamenti dell'affitto o la restituzione dei libri della biblioteca, potresti voler inviare l'e-mail una o due settimane prima della data di scadenza.

In questo modo, la persona ha il tempo di prendersene cura senza dimenticare e essere penalizzata. Se il promemoria riguarda cose senza date di scadenza, puoi aspettare un po' più a lungo per inviarlo.

Esistono

diversi tipi di e-mail di promemoria che puoi inviare, a seconda di ciò che stai cercando di ricordare alla persona.

Ecco alcuni modelli di e-mail di promemoria delicati che puoi utilizzare per diverse situazioni:

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1. Promemoria educato Invia un'e-mail al capo

Invia

oggetto all'e-mail: Lascia la richiesta per settembre

Ciao Matthew,

Ciao a tutti! Volevo solo inviare un cortese promemoria sulla mia richiesta di congedo per settembre. Ho inviato la richiesta il 21 agosto e non ho ancora ricevuto risposta.

Volevo che la richiesta fosse approvata il prima possibile in modo da poter iniziare a organizzare il viaggio. Se potessi farmelo sapere al più presto, sarebbe molto apprezzato.

Cordiali saluti,

Anthony

2. Promemoria amichevole in caso di mancata risposta

Oggetto: Follow-up della domanda di lavoro

Buongiorno [Datore di lavoro],

Grazie ancora per aver dedicato del tempo a parlare con me della posizione aperta [posizione] presso la vostra azienda. Sono molto entusiasta dell'opportunità di entrare a far parte di un'organizzazione così prestigiosa.

Volevo solo seguirti e assicurarmi che tu abbia ricevuto la mia domanda materiali. Li ho inviati il [data] e non ho ancora ricevuto risposta.

Ti sarei davvero grato se potessi farmi sapere se c'è qualcos'altro che devo fare o se ci sono altre informazioni di cui hai bisogno da me.

Grazie per il tuo tempo e la tua considerazione, e non vedo l'ora di sentirti presto.

Cordiali saluti,

Jasmine

3. Gentile messaggio di promemoria per la riunione

Oggetto: Prossima riunione di mercoledì

Ciao [Team],

volevo solo inviare un rapido promemoria che abbiamo una riunione di squadra programmata per questo mercoledì alle 11 nella sala conferenze.

La riunione durerà circa un'ora e esamineremo il rapporto trimestrale sul budget. Si prega di portare con sé una copia del rapporto alla riunione.

Se avete domande, non esitate a contattarmi.

Grazie, e ci vediamo tutti mercoledì.

Saluti,

Anne

4. E-mail di promemoria della scadenza

Oggetto: Prossima scadenza - Proposta di progetto

Ciao [Team],

volevo solo inviare un rapido promemoria che abbiamo una proposta di progetto in scadenza lunedì prossimo, 12 ottobre. La proposta è prevista per le 23:59 EST.

Presenteremo la proposta al cliente martedì 13 ottobre, quindi è molto importante che la proposta sia completata e presentata in tempo.

Si prega di venire preparati con qualsiasi domanda o dubbio che si possa avere sul progetto per evitare una scadenza non rispettata.

Se hai domande, non esitare a contattarci.

Grazie, e ci vediamo tutti lunedì.

Cordiali saluti,

Giovanni

5. Oggetto

: Prossimo evento - Festa del personale

Ciao [Team],

volevo solo inviare un rapido promemoria sul prossimo festa del personale della settimana. Sarà venerdì 18 dicembre, da mezzogiorno fino alle quattro del pomeriggio nella sala relax.

Abbiamo invitato alcuni ospiti speciali e ci sarà offerto un rinfresco.

Si prega di rispondere a questa e-mail se si prevede di partecipare in modo da poter ottenere un conteggio accurato. Se hai bisogno di ulteriori informazioni, fammelo sapere.

Grazie, e non vedo l'ora di vedervi tutti alla festa.

Cordiali saluti,

Patricia

6. E-mail di promemoria per pagamenti scaduti

Oggetto: Pagamento scaduto - Fattura #12345

Ciao [Cliente],

ti scrivo solo per ricordarti che il tuo pagamento per la fattura #12345 è ora scaduto. La data di scadenza del pagamento era [data] e non abbiamo ancora ricevuto il pagamento.

Ti saremmo grati se potessi effettuare un pagamento il prima possibile. Se hai domande o dubbi, contattaci.

Grazie,

Matin

7. Gentile promemoria sulla richiesta sottostante

Oggetto: Gentile promemoria - Richiesta di informazioni

Ciao Maryann,

ti scrivo solo per ricordarti gentilmente che abbiamo una tua richiesta di informazioni che è in ritardo. Abbiamo richiesto le informazioni su [argomento] il [data] e non le abbiamo ancora ricevute.

Ti saremmo grati se potessi fornire le informazioni richieste il prima possibile. Se hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitare a contattarmi.

Grazie,

Evans

8. Ultimo umile promemoria

Oggetto: Promemoria finale - Fattura #12345

Ciao Robert,

Questo è un ultimo promemoria che il tuo pagamento per la fattura #12345 è ora scaduto. La data di scadenza del pagamento era [data] e non abbiamo ancora ricevuto il pagamento.

I nostri termini e condizioni stabiliscono che addebiteremo una commissione per il ritardo di [importo] se il pagamento non viene ricevuto entro [numero] giorni dalla data di scadenza.

Saremo costretti a intraprendere un'azione legale se non riceviamo un pagamento entro le prossime 48 ore.

Ti saremmo grati se organizzassi e saltassi immediatamente questa fattura per evitare che ciò accada. Se avete bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarmi.

Grazie,

Karen

9. Seconda e-mail di promemoria di follow-up dopo nessuna risposta

Oggetto: Follow-Up - Link Building

Ciao Thomas,

ti scrivo solo per dare seguito alla mia precedente e-mail sui nostri servizi di link-building. Ti ho inviato un'e-mail qualche giorno fa e non ho ancora ricevuto risposta, quindi volevo solo assicurarmi che tu l'abbia ricevuta.

Ancora una volta, offriamo vari servizi di link-building progettati per aiutare a migliorare la SEO del tuo sito web.

Il nostro team di esperti sarà più che felice di discutere con te le diverse opzioni in modo più dettagliato e Rispondi a tutte le domande che potresti avere.

Se sei interessato a saperne di più sui nostri servizi o se hai domande, non esitare a contattarci.

Questa sarà la nostra ultima e-mail di follow-up. Se non riceviamo una tua risposta entro le prossime 48 ore, presumeremo che tu non sia interessato e non prenderemo ulteriori provvedimenti.

Grazie per il tuo tempo,

Jeremy

10. E-mail di promemoria della riunione Zoom ai partecipanti

Oggetto: Prossima riunione Zoom - [Data] a [Ora]

Ciao [Team],

volevo solo inviare un rapido promemoria sulla nostra prossima riunione Zoom. Sarà il [data] alle [ora]. L'ID riunione è [ID] e la password è [password]. L'ordine del giorno della riunione è allegato.

Speriamo di vedervi tutti lì!

Cordiali saluti,

Melany

11. Email di promemoria dell'appuntamento

Oggetto: Promemoria dell'appuntamento

Ciao lì,

Questo è un amichevole promemoria che hai un appuntamento con noi domani alle 2 del pomeriggio. Ti incontreremo per una visita di follow-up per discutere i tuoi progressi e vedere come possiamo aiutarti al meglio ad andare avanti.

Non vediamo l'ora di vedervi domani!

Cordiali saluti,

Magret

12. E-mail di promemoria della sessione di coaching No-Show

Oggetto: Promemoria sessione persa

Ciao,

mi dispiace che ci sei mancato e che non sei stato in grado di partecipare alla nostra sessione di life coaching regolarmente programmata! In futuro, si prega di annullare con 24 ore di anticipo in modo da poter liberare l'appuntamento nel nostro software di pianificazione e riassegnare la prenotazione a qualcun altro. Come rapido promemoria, le future sessioni perse potrebbero comportare un costo, quindi ti preghiamo di fare attenzione in futuro e di farcelo sapere in anticipo.

Non invieremo una fattura di coaching per il pagamento oggi, ma la prossima volta questa dovrà essere l'azione che intraprendiamo. Cerchiamo Non vediamo l'ora di vederti nelle prossime sessioni di coaching!

Cordiali saluti,

Prateek

Come scrivere un modello di e-mail di promemoria

Quando scrivi la tua delicata e-mail di promemoria, mantienila professionale e amichevole, assicurandoti che il destinatario comprenda l'urgenza della tua richiesta senza sentirsi molestato.

I messaggi di promemoria possono essere una leggera spinta nella giusta direzione per i tuoi destinatari, oppure possono essere più diretti.

Tutto dipende dal tuo rapporto con il destinatario e dallo scopo dell'e-mail. Se devi inviare un'e-mail di promemoria, ecco le aree chiave che dovresti coprire:

Riga dell'oggetto dell'e-mail di promemoria

Questa è la tua prima occasione per attirare l'attenzione del destinatario, quindi fallo valere. Scrivi un oggetto chiaro. Ad esempio, "Promemoria: Fattura #12345 in scadenza il [Data]"

L'apertura

inizia con un saluto, quindi indica subito lo scopo della tua e-mail. Ad esempio, "Ciao Jane, volevo solo ricordarti che abbiamo in programma una riunione domani alle 11 del mattino".

Il corpo

Mantieni il corpo della tua e-mail breve e diretto. Se stai inviando un promemoria per un evento imminente, includi tutte le informazioni pertinenti (data, ora, luogo, ecc.).

Se stai inviando un sollecito di pagamento, includi il numero della fattura e l'importo dovuto. Se il promemoria è per qualcos'altro, sii chiaro su ciò che stai ricordando al destinatario.

Qui è dove spieghi la situazione, fornisci la soluzione e l'azione da intraprendere e fornisci una tempistica per quando hai bisogno di una risposta.

Termina

l'e-mail dando al destinatario il beneficio del dubbio o l'opportunità di riscatto.

Ad esempio, "So che sei occupato, quindi Te lo ricorderò di nuovo domani." o "Se hai domande, non esitare a farmelo sapere."

Ringrazia il destinatario per il suo tempo e firma con il tuo nome.

5 errori comuni nei promemoria via e-mail e come evitarli

Invio di troppi promemoria

Se ti ritrovi a inviare troppi promemoria, Potrebbe essere il momento di rivalutare il tuo processo. Ci sono modi per automatizzare i promemoria?

È possibile impostare un sistema in cui il destinatario riceve automaticamente un promemoria? In caso contrario, cerca di distanziare i promemoria in modo che non siano eccessivi.

Essere troppo vaghi

Non commettere l'errore di essere troppo vago nei tuoi promemoria. Lo scopo di un promemoria è quello di stimolare la memoria del destinatario, quindi sii specifico su ciò che gli stai ricordando.

Più sei specifico, meno Probabilmente avranno bisogno di un altro promemoria.

Sembra arrabbiato o impaziente

È importante rimanere professionali nelle tue e-mail di promemoria, anche se ti senti frustrato. Ricorda, il destinatario non sta necessariamente cercando di ignorarti o di essere difficile: potrebbe essere semplicemente occupato. Ricorda sempre che le sfumature nella comunicazione scritta possono essere perse, come le differenze tra un promemoria gentile e un promemoria amichevole.

Evita di sembrare arrabbiato o impaziente nella tua e-mail mantenendo il tuo tono amichevole e positivo. Ed evita di scrivere "solo un promemoria"; Invece, usa "solo un promemoria amichevole", in questo modo sembri educato e diretto.

Prima

di premere "invia", prenditi un minuto per correggere la tua email. Questo ti aiuterà a evitare errori di battitura o grammaticali e ti darà anche la possibilità di assicurarti L'e-mail suona come desideri.

L'ultima cosa che vuoi è che la tua email di promemoria venga percepita come poco professionale a causa di un semplice errore.

Se

hai più cose da ricordare a qualcuno, prova a raggrupparle in un'unica email invece di inviare diverse email individuali.

Questo aiuterà a evitare di sovraccaricare il destinatario e renderà più probabile che legga effettivamente il tuo promemoria (e agisca di conseguenza!).

Conclusione sulle e-mail di promemoria delicate

Un'e-mail di promemoria è un modo educato per spingere qualcuno ad agire. È importante essere chiari, concisi e specifici nella tua e-mail in modo che il destinatario sappia esattamente cosa deve fare.

Situazioni diverse richiedono diversi tipi di e-mail di promemoria, quindi assicuratevi di adattare la vostra e-mail alla situazione specifica.

E infine, evita di commettere errori comuni come sembrare arrabbiato o essere troppo vago nella tua e-mail.