Come si realizza un progetto

In qualità di project manager, una parte importante del tuo ruolo consiste nello scrivere piani di progetto che ti aiutino a mantenere i progetti in carreggiata. Ma non è tutto ciò che un piano di progetto dovrebbe fare. 

Un piano di progetto è probabilmente il documento più importante che creerai per un progetto. Fondamentalmente, un piano dovrebbe comunicare l'approccio al progetto e il processo che il team utilizzerà per gestire il progetto in base all'ambito.

Diamo un'occhiata più da vicino a come puoi sviluppare un processo di pianificazione solido come una roccia che guidi il tuo team e i tuoi progetti verso il successo.

Cos'è un piano di progetto?

Un piano di progetto è un documento che mappa le attività, l'impegno, i tempi e le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto all'interno di un ambito predefinito. Viene spesso presentato sotto forma di diagramma di Gantt perché è facile visualizzare la sequenza temporale del progetto e garantire che il lavoro rimanga in carreggiata.

Qualsiasi solido piano di gestione del progetto dovrebbe rispondere alle seguenti domande:

• quali sono i principali risultati?
• Come arriveremo a tali risultati e alla scadenza?
• Chi fa parte del team di progetto e quale ruolo svolgeranno in tali risultati?
• Quali stakeholder devono fornire un feedback sui risultati finali e quando?
• Quando il team raggiungerà le tappe fondamentali?

Un piano di progetto comunica queste informazioni in modo semplice e diretto, in modo che tutti comprendano chiaramente gli obiettivi e il modo in cui contribuiscono al successo del progetto. Può anche essere accompagnato da altri documenti di pianificazione, come una carta del progetto, una valutazione dei rischi o un piano di comunicazione.

Esempio di piano di progetto: Cosa includere

durante Non esistono due piani di progetto uguali, ma condividono tutti gli stessi elementi costitutivi comuni. Assicurati di includere i seguenti componenti in qualsiasi piano di progetto che crei:

• Attività del progetto : un elenco dettagliato del lavoro da svolgere organizzato per fase del progetto, fase del processo o gruppo di lavoro
• Pianificazione del progetto : una sequenza temporale visiva delle date di inizio, della durata e delle scadenze delle attività, con chiari indicatori di avanzamento
• Pietre miliari chiave : eventi principali, date, decisioni e risultati finali utilizzati per monitorare i progressi in avanti
• Dipendenze : Una linea che collega le attività che devono essere eseguite in un certo ordine
• Risorse : Assegnazioni che indicano la persona o il team responsabile del completamento di un'attività

Ecco un semplice esempio di come appare un piano di progetto con questi elementi di base evidenziati:

Perché dovresti sempre scrivere un piano di progetto

Alcune persone non capiscono il potere di un buon piano di progetto. Se ti senti sotto pressione per saltare il piano e buttarti subito al lavoro, ricorda al tuo team e alle parti interessate che avere un piano avvantaggia tutti rendendo più facile di:

• Costruire il consenso prima dell'inizio del lavoro : un piano di progetto dettagliato garantisce che tutti abbiano una chiara comprensione e siano d'accordo sul processo generale, sull'ambito, sul personale e persino sulle comunicazioni fin dall'inizio. Questo fa molto per evitare che la confusione del progetto e le richieste pop-up rovinino i lavori.
• Evita conflitti di programmazione : i piani di progetto ti consentono di organizzare le attività in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa e quando. Se il tuo team si destreggia tra più progetti, puoi fare un riferimento incrociato ad altri piani per vedere chi è disponibile ad accettare un nuovo lavoro prima di impegnarti in una tempistica.
• Monitora gli obiettivi e l'ambito del progetto : quando si insinuano nuove attività, è facile perdere di vista gli obiettivi originali. Specificare il lavoro che è necessario completare in un piano basato sul tempo mantiene gli obiettivi del progetto in primo piano in modo da poter garantire che l'ambito del progetto rimanga intatto. 
• Mantieni il tuo team e le parti interessate responsabili: un buon piano di progetto definisce le aspettative sul processo e sul ritmo che seguirai in ogni fase del processo. Quando i piani vengono condivisi con i team e le parti interessate, le persone rimangono oneste su ciò che sta accadendo o non sta accadendo e ti costringono a risolvere i problemi in modo tempestivo.
  

Funzioni di trascinamento della selezione facili con modelli per una pianificazione più rapida. Pianifica un progetto in pochi minuti, collabora facilmente come team e passa alle visualizzazioni calendario ed elenco con un solo clic.

Crea il tuo piano

gratuito

5 passaggi per un processo di pianificazione del progetto efficace

Una pianificazione scadente può portare a conseguenze piuttosto brutte, dalle scadenze non rispettate e dalle eccedenze di budget al burnout del team e alla frustrazione dei clienti. Ecco perché è importante stabilire un processo solido che puoi utilizzare per pianificare qualsiasi progetto. 

Pianificare un progetto non deve essere difficile. Questi passaggi di base per la pianificazione del progetto possono aiutarti a scrivere un piano realistico e in linea con gli obiettivi.

1. Inizia con la scoperta e la definizione del progetto
2. Redigere una bozza del tuo piano
3. Formalizzare il tuo piano di gestione del progetto
4. Presentare e confermare il tuo piano
5. Esegui il tuo piano e aggiustalo secondo necessità Fase

1: Inizia con la scoperta e la definizione

del progetto Un piano di progetto è più di un documento arido con date. È la storia del tuo progetto e non vuoi che sia una favola! Quindi assicurati Conosci tutti i fatti prima di iniziare a creare un piano di progetto.

Comprendere l'ambito e il valore

del progetto Comprendere i dettagli del progetto ti aiuterà a determinare il processo migliore e a identificare eventuali ostacoli che potrebbero ostacolare il successo. Conduci la tua ricerca per approfondire i seguenti aspetti:

• Obiettivi e risultati del progetto
• Partnership e dipendenze periferiche
• Potenziali problemi e rischi

Esamina l'ambito del lavoro e approfondisci tutti i documenti o le comunicazioni rilevanti per il progetto (ad esempio una richiesta di offerta o note di chiamate di vendita o incontri con i clienti). Sii accurato nella tua ricerca per scoprire i dettagli critici del progetto e poni domande ponderate prima di impegnarti in qualsiasi cosa. 

Intervista gli stakeholder chiave

Se vuoi stupire gli stakeholder con una consegna del progetto stellare, devi sapere come lavorano e cosa si aspettano. Pianifica il tempo con il tuo principale prima di creare un piano di progetto, e poni loro alcune domande difficili sul processo, sulla politica organizzativa e sui rischi generali. 

Questo darà alle parti interessate del progetto la certezza che il tuo team ha l'esperienza per gestire qualsiasi personalità o situazione difficile. Dimostra anche che ti preoccupi del successo del progetto fin dall'inizio.

Assicurati di discutere di questi aspetti con i tuoi stakeholder:

• Proprietà del prodotto e processo decisionale
• Livelli di interesse/coinvolgimento degli stakeholder
• Interruzioni, riunioni, scadenze e fattori trainanti
• Progetti, obiettivi e risultati correlati o simili
• Il modo migliore per comunicare con partner e stakeholder

Consulta un elenco di esempi di domande di intervista da porre agli stakeholder in modo da poter sviluppare piani di progetto migliori.

Conosci il tuo team

L'ultimo passo nella fase di ricerca è prendersi del tempo per imparare Maggiori informazioni sulle persone che saranno responsabili del lavoro. Siediti con il tuo team e impara a conoscere:

• Competenza
• Interessi
• Stili di collaborazione e comunicazione
• Disponibilità e carico di lavoro

Comprendere queste nozioni di base sul tuo team ti aiuterà a creare un piano ponderato che tenga conto dei loro stili di lavoro e della larghezza di banda. Dopotutto, un team felice realizza progetti migliori.

Passaggio 2: abbozza una bozza del tuo piano

Ora che hai raccolto i dettagli di base del progetto, il passo successivo è quello di buttare giù una bozza del tuo piano. Prenditi un po' di tempo per pensare alle discussioni che hai avuto nella fase di pre-pianificazione e all'approccio che il tuo team potrebbe adottare per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Abbozza i componenti principali del tuo piano di progetto

Siediti con carta e penna (o una lavagna) e delinea come dovrebbe funzionare il progetto ad alto livello. Essere Certo, hai un calendario vicino per controllare le date.

Se non sai da dove cominciare, inizia con il chi, il cosa, il quando e il come del progetto. Un primo schema può essere molto approssimativo e potrebbe assomigliare a una struttura di suddivisione del lavoro. Assicurati che la struttura del tuo progetto includa i seguenti componenti:

• Risultati finali e attività necessarie per crearli
• Processo di approvazione del cliente
• Tempi associati alle attività/risultati finali
• Idee sulle risorse necessarie per le attività/risultati finali
• Un elenco delle ipotesi che stai facendo nel piano
• Un elenco di assoluti in relazione al budget e/o alle scadenze

del progetto Considerare questi elementi ti aiuterà a evitare sorprese o almeno a minimizzarle. E ricorda, lo stai facendo come un draft in modo da poterlo usare come spunto di conversazione per il tuo team. Non è ancora definitivo!

Ricevi input dal tuo team su Processo, impegno e tempistica

Non vuoi mettere te stesso o il tuo team in una posizione scomoda non raggiungendo un consenso sull'approccio prima di presentarlo al tuo cliente. Ecco perché un project manager non può essere l'unico a scrivere un piano di progetto.

Una volta creato uno schema di base del progetto, porta queste idee e considerazioni approssimative al tuo team. In questo modo è possibile invitare la discussione su ciò che potrebbe funzionare piuttosto che limitarsi a dettare un processo. Dopotutto, ogni progetto deve iniziare con una chiara comunicazione degli obiettivi del progetto e dell'impegno necessario per raggiungerli. 

Assicurati di ricevere input dal tuo team su come completare le attività a portata di mano senza uccidere il budget e il morale del team. In qualità di project manager, puoi decidere tra gli approcci Agile e Waterfall, ma quando si tratta di questo, devi sapere che il team può eseguire realisticamente il piano.

Puoi anche utilizzare questo tempo di revisione per Metti in discussione il tuo modo di pensare e spingi il team ad adottare un nuovo approccio al lavoro. Ad esempio, se stai lavorando a un prodotto digitale, i designer potrebbero iniziare a creare concetti visivi mentre i wireframe sono in fase di sviluppo? O puoi avere due risorse che lavorano contemporaneamente sulla stessa attività?

Gestire le idee da parte del team e avere un dialogo aperto sull'approccio non solo ti aiuta a costruire un piano di progetto più accurato. Fa sì che tutti pensino al progetto negli stessi termini. Questo tipo di buy-in e comunicazione crea fiducia e rende le persone entusiaste di lavorare insieme per risolvere un obiettivo. Può fare miracoli per il bene superiore del tuo team e del tuo progetto.

Passaggio 3: formalizza il tuo piano di gestione del progetto

A questo punto dovresti sentirti abbastanza a tuo agio da mettere insieme un programma di progetto solido come una roccia utilizzando qualsiasi strumento funzioni per te. 

Crea un programma di progetto dettagliato e facile da leggere

Qualsiasi Un buon strumento di pianificazione dei progetti online ti aiuterà a formalizzare i tuoi pensieri e a disporli in un formato visivo coerente, facile da seguire e monitorare. (Ehm, TeamGantt funziona bene per molti clienti soddisfatti.) 

Assicurati che le attività abbiano date di inizio e fine chiare, in modo che non ci siano dubbi su quando è necessario lavorare per rispettare le scadenze del progetto. Organizza il lavoro in fasi e utilizza etichette e/o codifica a colori per migliorare la scansionabilità. Più il tuo piano di progetto è facile da capire a colpo d'occhio, meglio è!

Scopri come creare un piano di progetto in TeamGantt

Considera come piace lavorare al tuo team

Sii il più flessibile possibile quando si tratta di come viene presentato il tuo piano di progetto. Non c'è un termine assoluto quando si tratta di formattare il tuo piano, purché tu e il tuo team capiate cosa c'è dentro.

Ricorda, le persone assorbono le informazioni in modo diverso. Mentre potresti avere un debole per un diagramma di Gantt, altri potrebbero preferire Visualizza le attività in un elenco, un calendario o persino una bacheca kanban. Puoi far funzionare tutte queste variazioni se hai seguito i passaggi per creare un piano solido.

Ad esempio, ecco un piano di progetto Agile che abbiamo creato che elenca ogni sprint come un gruppo di attività a sé stante con le pietre miliari per la pianificazione e la distribuzione dello sprint.

Ed ecco come appare lo stesso piano di progetto se lo trasformi in una bacheca kanban in TeamGantt. Basta fare clic sulla scheda Bacheca e impostare le colonne in modo che il tuo team possa gestire più facilmente i flussi di lavoro quotidiani.

Se il tuo team attualmente preferisce i fogli di calcolo e non è ancora pronto a utilizzare TeamGantt, prova il nostro modello gratuito di diagramma di Gantt Excel.

Funzioni di trascinamento della selezione facili con modelli per una pianificazione più rapida. Pianifica un progetto in pochi minuti, collabora facilmente come team e Passa alle visualizzazioni Calendario ed elenco con un solo clic.

Crea il tuo piano gratuito

Passaggio 4: presenta e conferma il tuo piano

Hai quasi finito! Ora è il momento di fare la dovuta diligenza. È facile inserire le cose in un piano, ma devi assicurarti di farlo bene.

Esegui il tuo piano finale dal tuo team interno

Il tuo team ha bisogno di conoscere la realtà del tuo piano così com'è dopo che lo hai costruito in TeamGantt. E vuoi essere sicuro che si sentano a proprio agio nell'impegnarsi nei dettagli. Se non lo fanno, le cose andranno rapidamente a rotoli!

Rivedi sempre il tuo piano finale con il tuo team prima di consegnarlo alle parti interessate. Perché? Perché cose come date e attività, e persino incarichi, cambieranno man mano che formalizzi lo schizzo approssimativo del tuo piano. 

Ecco alcune cose che vorrai discutere con il tuo team mentre rivedete insieme il piano finale:

• Rivedi i tempi
di
• lavoro del team
• Dipendenze Permessi
• , riunioni e traguardi
• La scadenza finale
• Tutte le supposizioni che hai fatto
• Cambiamenti importanti dal tuo ultimo discorso

Non c'è niente di più imbarazzante che consegnare un piano con un errore o una promessa che non puoi mantenere. Dedicare qualche minuto a ottenere il consenso del tuo team darà a tutti la tranquillità del tuo piano.

Rivedi il tuo piano di progetto con le parti interessate

Dopo aver confermato il piano con il tuo team e aver ottenuto la loro approvazione completa, sei pronto per condividere il tuo piano di progetto con le parti interessate. 

Quando consegni il tuo piano di progetto, assicurati di fornire un riepilogo esecutivo. Questo potrebbe presentarsi sotto forma di un brief di progetto. Un breve riepilogo della metodologia generale, delle risorse, delle ipotesi, delle scadenze e dei relativi tempi di revisione ti aiuterà a trasmettere ciò che il piano significa per il progetto e per tutte le persone coinvolte.

I piani di progetto possono essere Scoraggiante, quindi pianifica il tempo per presentare il tuo piano di progetto agli stakeholder ad alto livello. Ecco alcune cose che vorrai sottolineare sul tuo piano durante questa revisione:

• Processo generale e ritmo
• Principali risultati finali e tempistiche
• Il tempo che avranno per rivedere i risultati finali
• Tempistica complessiva per gruppi di attività o fasi
• Quanto sei lontano dalla scadenza
• Manovra sulla scadenza finale

Se una parte interessata è interessata ai dettagli quotidiani, sentitevi liberi di guidarla attraverso il piano riga per riga. Altrimenti, inizia spiegando le sezioni o le fasi generali e assicurati di tornare al tuo piano a intervalli durante il progetto per ricordare loro le attività, i passaggi successivi e i progressi complessivi.

Passaggio 5: esegui il tuo piano e modificalo secondo necessità

Alcuni progetti sono fluidi e facili da gestire, mentre altri sono un incubo completo che ti sveglia alle 3 del mattino. a notti alterne. Per fortuna, avere un solido piano di progetto è la tua migliore difesa contro il caos del progetto una volta che il lavoro è iniziato.

Tieni presente che i piani di progetto sono documenti viventi. I progetti cambiano costantemente e qualcuno deve tenere sotto controllo e documentare tali cambiamenti. Ricordati di:

• Aggiornare regolarmente il tuo piano man mano che il lavoro procede e le cose cambiano
• Comunicare le modifiche al tuo team, ai partner e alle parti interessate
• Monitorare e comunicare i rischi man mano che il tuo progetto si evolve

Come creare un piano di progetto in TeamGantt

Sei pronto a pianificare il tuo progetto in TeamGantt? Segui questi semplici passaggi per creare un piano ben strutturato e che includa gli elementi necessari per il successo del progetto.

1. Inserisci i dettagli di base del tuo progetto.

Per creare un nuovo piano di progetto in TeamGantt, fai clic sul pulsante Nuovo progetto nell'angolo in alto a destra della schermata I miei progetti. Quindi inserisci il nome e la data di inizio del progetto e seleziona i giorni della settimana che desideri includere nel tuo piano. Fare clic su Crea nuovo progetto per passare al passaggio successivo.

numero arabo. Elenca le attività e le tappe fondamentali del tuo progetto.

Ora inizia il vero divertimento della pianificazione! Inserisci tutte le diverse attività necessarie per portare a termine il lavoro. Se ci sono riunioni chiave, scadenze da consegnare o approvazioni, aggiungile come pietre miliari nel tuo piano di progetto.

3. Organizza le attività in sottogruppi. 

Scorrere un lungo elenco di attività può essere intorpidito, anche per i migliori di noi. Suddividi le attività in fasi o sezioni per assicurarti che il tuo piano di progetto sia facile da leggere e capire. 

4. Aggiungi le durate delle attività e le date delle attività cardine alla timeline del progetto.

Un piano di progetto visivo rende facile vedere esattamente cosa deve essere fatto entro quando. Assicurati che ogni attività abbia un data di inizio e fine in modo che nulla vada perso. La funzione di trascinamento della selezione di TeamGantt rende questa fase di pianificazione facile e veloce.

5. Connetti le attività correlate con le dipendenze.

L'aggiunta di dipendenze tra le attività garantisce che il lavoro venga svolto nell'ordine corretto e ti aiuta anche a pianificare i rischi di ritardo. Se il tuo piano cambia e devi spostare le attività, le dipendenze accelerano il processo.

6. Assegna ai membri del team responsabili le attività.

In questo modo non c'è confusione su chi sta facendo cosa e il tuo team può aggiornare e gestire le proprie attività quotidiane. Non dimenticare di controllare la disponibilità del team lungo il percorso per evitare di sovraccaricare qualcuno con troppo lavoro.

7. Utilizza il grafico RACI per definire più chiaramente i ruoli delle attività.

Questa funzione fa un ulteriore passo avanti nella responsabilità, consentendo di assegnare ruoli più specifici a ogni compito: Responsabile , Responsabile , Consultato e Informato . Scopri come funzionano i grafici RACI e cosa significa ogni ruolo.

8. Aggiungi stime orarie e/o punti a ciascuna attività. 

In questo modo è facile vedere a colpo d'occhio l'ascensore che ogni attività comporta. L'inclusione di stime orarie nel piano di progetto consente inoltre di gestire i carichi di lavoro e tenere traccia delle eccedenze in modo più accurato.

9. Codifica a colori le attività per una migliore scansionabilità.

Puoi utilizzare i colori per classificare le attività in base alla fase del progetto, alla priorità, al reparto o al membro del team, qualunque cosa abbia senso visivamente per te e il tuo team.

10. Aggiungi note per chiarire le attività o precisare dettagli importanti.

Non esistono troppe informazioni se ciò significa che il tuo team ha ciò di cui ha bisogno per consegnare un lavoro di qualità in tempo. Usa le note della scheda Discussione per inserire tutti i dettagli pertinenti che il tuo team troverà utili.

11. Carica documenti importanti nel progetto.

In questo modo i file di progetto sono accessibili a tutti in un hub centralizzato.  Ad esempio, potresti allegare il tuo brief creativo al progetto in modo che i tuoi team di contenuti e design abbiano una direzione chiara per completare i loro risultati.

Modelli gratuiti di piani di progetto

Se stai pianificando un progetto per la prima volta o stai affrontando un tipo di progetto completamente nuovo, potresti avere difficoltà a far decollare il tuo piano. Abbiamo creato un semplice modello di piano di gestione dei progetti per aiutarti a iniziare.

TeamGantt ti dà la possibilità di creare e regolare rapidamente e facilmente il tuo piano utilizzando la pianificazione drag and drop. Inoltre, è dotato di visualizzazioni personalizzabili per adattarsi allo stile di lavoro di ogni membro del team. 

Prova il nostro piano di progetto di base modello gratis!

Cerchi esempi di piani di progetto più specifici per avviare il tuo processo? Usa questi modelli di pianificazione dei progetti per generare idee e risparmiare tempo nella creazione del tuo piano:

Pianifica il tuo prossimo progetto in pochi minuti

Scopri quanto può essere facile la pianificazione dei progetti con TeamGantt. Crea il tuo primo diagramma di Gantt gratuitamente!