Esempio di sintesi per una proposta commerciale

Ecco la buona notizia: un riassunto esecutivo è breve. Fa parte di un documento più ampio come un business plan, un business case o una proposta di progetto e, come suggerisce il nome, riassume il report più lungo.

Ecco la cattiva notizia: è un documento critico che può essere difficile da scrivere perché un riassunto esecutivo serve a diversi scopi importanti. Da un lato, i riassunti esecutivi vengono utilizzati per delineare ogni sezione del business plan, una proposta di investimento o una proposta di progetto. D'altra parte, vengono utilizzati per presentare la tua attività o il tuo progetto agli investitori e ad altre parti interessate, quindi devono essere persuasivi per suscitare il loro interesse.

Che cos'è un executive summary?

Un executive summary è una breve sezione di un documento più ampio come un business plan, una proposta di investimento o una proposta di progetto. Viene utilizzato principalmente per offrire agli investitori e Stakeholder Una rapida panoramica di informazioni importanti su un business plan come la descrizione dell'azienda, l'analisi di mercato e le informazioni finanziarie.

Contiene una breve dichiarazione che affronta il problema o la proposta dettagliata nei documenti allegati e contiene informazioni di base, un'analisi concisa e una conclusione. Un executive summary è progettato per aiutare i dirigenti e gli investitori a decidere se andare avanti con la proposta, rendendola di fondamentale importanza. I pitch deck sono spesso utilizzati insieme ai riassunti esecutivi per parlare dei vantaggi e dei principali punti di forza di un business plan o di un progetto.

A differenza di un abstract, che è una breve panoramica, un formato di sintesi esecutiva è una forma condensata dei documenti contenuti nella proposta. Gli abstract sono più comunemente usati nella scrittura accademica e orientata alla ricerca e fungono da teaser per il lettore per vedere se vuole continuare a leggere.

Vantaggi della scrittura di un Un

riepilogo esecutivo offre diversi vantaggi in quanto è una parte importante di qualsiasi rapporto, piano o proposta. Abbiamo delineato alcuni vantaggi chiave.

• Offre una panoramica breve ma onnicomprensiva che aiuta i lettori a comprendere rapidamente le informazioni chiave
• Migliora la comunicazione, in particolare di idee complesse, per aiutare le parti interessate a cogliere i punti chiave
• Coinvolge i lettori e li aiuta a voler esplorare l'intero documento
• Aiuta le parti interessate a prendere decisioni informate
• Allinea gli obiettivi e gli obiettivi del progetto riassumendo i messaggi chiave

Quando scrivere un riassunto esecutivo

I riassunti esecutivi possono essere presentati solo una volta completato il documento di contenuto principale. Ciò può includere un business plan, proposte di progetto, piani strategici o progetti di ricerca.

• Business Plan: Pensa a un executive summary come a un modo per invitare lettori per approfondire il tuo piano. Idealmente, un riassunto esecutivo dovrebbe essere scritto una volta completate le sezioni principali del business plan. Ciò garantisce che ritragga correttamente e accuratamente gli elementi più importanti.
• Proposte di progetto: la proposta di progetto include la descrizione del progetto, gli obiettivi, la metodologia, il budget e la tempistica. Poiché i punti chiave sono ora compresi, l'executive summary può aiutare a riassumere gli aspetti principali della proposta. Questo può anche essere utile quando si presenta la proposta alle parti interessate o ad altri responsabili delle decisioni del progetto.
• Piani strategici: finalizzare tutte le sezioni del piano strategico come la missione, la visione, gli obiettivi, le strategie, i piani d'azione e le metriche di performance. Da lì, sarai in grado di scrivere il riepilogo esecutivo per annotare le intuizioni più importanti e fornire raccomandazioni in base al piano.
• ricerca Progetti: Allo stesso modo, una volta terminati gli aspetti principali dei tuoi progetti o proposte di ricerca, assicurati di finalizzare tutte le sezioni come la metodologia, i risultati e le conclusioni. L'executive summary dovrebbe essere scritto per ultimo per estrarre i risultati e i messaggi chiave della ricerca che si desidera visualizzare.

Cosa includere in un riepilogo esecutivo

Il contenuto del riepilogo esecutivo deve riflettere ciò che è contenuto nel documento più ampio di cui fa parte. Troverai molti esempi di executive summary sul web, ma per semplificare le cose, ci concentreremo sui business plan e sulle proposte di progetto.

Organizzare tutto per il tuo executive summary può essere impegnativo. ProjectManager può aiutarti a mettere in ordine i tuoi pensieri e a collaborare con il tuo team. I nostri potenti strumenti di gestione delle attività semplificano la definizione delle priorità e l'esecuzione tempestiva di tutto. Provalo gratuitamente oggi stesso.

Esempio esecutivo

Per

mettere insieme tutte queste informazioni, ecco il formato di base di un riassunto esecutivo. Puoi trovare queste stesse informazioni nel nostro modello di riepilogo esecutivo gratuito:

• Introduzione, assicurati di conoscere il tuo pubblico
• Sommario sotto forma di elenco puntato
• Spiega il ruolo dell'azienda e identifica i punti di forza
• Spiega il bisogno, o il problema, e la sua importanza Consiglia
• una soluzione e spiega il suo valore
• Giustifica tale soluzione spiegando come si adatta all'organizzazione
• Una conclusione forte che ancora una volta avvolge l'importanza del progetto

: puoi usarlo come esempio di riepilogo esecutivo e aggiungere o rimuovere alcuni dei suoi elementi per adattarlo alle tue esigenze. Il nostro esempio di riepilogo esecutivo contiene gli elementi principali di cui avrai bisogno per il riepilogo esecutivo del progetto.

 

come per scrivere un riassunto esecutivo

La pressione di scrivere un riassunto esecutivo deriva dal fatto che tutti vi presteranno attenzione, poiché si trova in cima a quel mucchio di documenti. Spiega tutto ciò che segue e può creare o distruggere il tuo business plan o piano di progetto. L'executive summary deve conoscere le esigenze dei potenziali clienti o investitori e concentrarsi su di esse come un laser. Fortunatamente, ti mostreremo come scrivere e formattare il tuo executive summary per fare proprio questo.

Come indicato in precedenza, i riassunti esecutivi variano a seconda del documento a cui sono allegati. È possibile scrivere un riassunto esecutivo per un business plan, una proposta di progetto, un documento di ricerca o un business case, tra gli altri documenti e rapporti. Tuttavia, quando si scrive un riassunto esecutivo, ci sono linee guida per assicurarsi di centrare tutte le basi.

1. Stabilire la lunghezza della lunghezza del sommario esecutivo

in base ai numerosi libri che hanno Se si tratta di riassunti esecutivi, nonché di corsi di formazione, seminari e relatori professionisti, la lunghezza concordata per un formato di riepilogo esecutivo dovrebbe essere compresa tra il 5 e il 10% della lunghezza dell'intero rapporto.

numero arabo. Usa la lingua appropriata

La lingua utilizzata dovrebbe essere appropriata per il pubblico di destinazione. Una delle cose più importanti da sapere prima di scrivere professionalmente è capire a chi ti stai rivolgendo. Se stai scrivendo per un gruppo di ingegneri, il linguaggio che utilizzerai sarà molto diverso da come scriveresti a un gruppo di finanziatori.

Ciò include più che le parole, ma anche il contenuto e la profondità della spiegazione. Ricorda, è un riassunto e le persone lo leggeranno per estrarre rapidamente e facilmente i punti principali.

3. Inizia il riassunto esecutivo con un'introduzione concisa

Vuoi anche catturare l'attenzione di un lettore immediatamente all'inizio paragrafo. Proprio come un discorso spesso si apre con una battuta per rompere la tensione e mettere le persone a proprio agio, un paragrafo introduttivo forte può attirare un lettore e fargli venire voglia di continuare a leggere. Questo non significa che inizi con una battuta. Attieniti ai tuoi punti di forza, ma ricorda, la maggior parte dei lettori ti dà solo poche frasi per conquistarli prima di andare avanti.

Non dimenticare di spiegare chi sei come organizzazione e perché hai le competenze, il personale e l'esperienza per risolvere il problema sollevato nella proposta. Non deve trattarsi di una lunga biografia, spesso bastano solo il tuo nome, indirizzo e informazioni di contatto, anche se vorrai anche evidenziare i tuoi punti di forza in quanto riguardano il business plan o la proposta di progetto.

 

4. Includi solo Informazioni rilevanti

Il riassunto esecutivo non deve discostarsi dal materiale che lo segue. È un riassunto, non un luogo in cui proporre nuove idee. Farlo creerebbe confusione e metterebbe a repentaglio l'intera proposta.

Stabilisci il bisogno o il problema e convinci il pubblico di destinazione che deve essere risolto. Una volta configurato, è importante consigliare la soluzione e mostrare qual è il valore. Sii chiaro e fermo nella tua raccomandazione.

Giustifica la tua causa. Assicurati di annotare i motivi principali per cui la tua organizzazione è la soluzione perfetta per la soluzione che stai proponendo. Questo è il punto in cui ti differenzi dalla concorrenza, sia per la metodologia, le testimonianze di clienti soddisfatti o qualsiasi altra cosa tu offra di unico. Ma non parlate troppo di voi. Assicurati di tenere in primo piano il nome del potenziale cliente.

Non trascurare una conclusione forte, dove Puoi concludere le cose e evidenziare ancora una volta i punti principali.

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I passaggi precedenti coprono le basi per creare un riepilogo esecutivo. Tuttavia, i passaggi specifici da eseguire variano a seconda del tipo di documento per il quale viene preparato il riassunto. Ora, esaminiamo il processo di scrittura di un riassunto esecutivo per un business plan o una proposta di progetto, insieme ad alcuni esempi.

Come scrivere un executive summary per un business plan

Come abbiamo appreso sopra, il tuo executive summary deve estrarre i punti principali di tutte le sezioni del tuo business plan. Un business plan è un documento che descrive tutti gli aspetti di un'azienda, come il modello di business, i prodotti o i servizi, gli obiettivi e il piano di marketing, tra le altre cose. Sono comunemente usati dalle startup per presentare le loro idee agli investitori.

eccoli qui Descrizione

• dell'azienda: fornisci un breve background della tua azienda, come quando è stata fondata, la sua missione, la visione e i valori fondamentali.
• Prodotti e servizi: descrivi i prodotti o i servizi che la tua azienda fornirà ai suoi clienti.
• Organizzazione e gestione: spiega la struttura legale della tua azienda e i membri del team di top management.
• Analisi SWOT: un'analisi SWOT spiega i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della tua attività. Descrivono i fattori interni ed esterni che influiscono sulla competitività della tua azienda.
• Analisi del settore e del mercato: questa sezione dovrebbe fornire una panoramica del settore e del mercato in cui la tua azienda competerà.
• Operazioni: spiega il aspetti principali delle tue operazioni aziendali e cosa la distingue dalla concorrenza.
• Piano di marketing: il tuo piano di marketing descrive le varie strategie che la tua azienda utilizzerà per raggiungere i propri clienti e vendere prodotti o servizi.
• Pianificazione finanziaria: in questo caso, dovresti fornire una panoramica dello stato finanziario della tua attività. Includi conti economici, stati patrimoniali e rendiconti finanziari.
• Richiesta di finanziamento: se stai creando il tuo business plan per richiedere un finanziamento, assicurati di spiegare il tipo di finanziamento di cui hai bisogno, i tempi per la tua richiesta di finanziamento e una spiegazione di come verranno utilizzati i fondi.

Abbiamo creato un esempio di riepilogo esecutivo per aiutarti a capire meglio come funziona questo documento quando lo usi, per riassumere un business plan.

Esempio di riepilogo esecutivo

Per questo esempio di riepilogo esecutivo, Immaginate un'azienda chiamata ABC Clothing, una piccola impresa che produce prodotti di abbigliamento ecologici e sta preparando un business plan per ottenere finanziamenti da nuovi investitori.

Siamo
ABC Clothing, un produttore di abbigliamento rispettoso dell'ambiente. Abbiamo sviluppato un metodo unico di produzione e approvvigionamento dei materiali che ci consente di creare prodotti ecologici a basso costo. Abbiamo la proprietà intellettuale per i nostri processi di produzione e materiali, il che ci dà un vantaggio sul mercato.

• Missione: La nostra missione è quella di utilizzare materiali riciclati e metodi di produzione sostenibili per creare prodotti di abbigliamento che siano ottimi per i nostri clienti e per il nostro pianeta.
• Visione: Diventare leader nel settore dell'abbigliamento generando un impatto positivo sull'ambiente.

Prodotti e servizi
Offriamo abbigliamento di alta qualità prodotti per uomo, donna e tutti i sessi. (Qui dovresti includere le immagini del tuo portfolio di prodotti per suscitare l'interesse dei tuoi lettori)

Anche
se la crescita anno su anno dell'industria della moda è stata influenzata dalle pandemie negli ultimi anni, si prevede che il mercato globale dell'abbigliamento continuerà a crescere a un ritmo costante. Inoltre, la quota di mercato dell'abbigliamento sostenibile è cresciuta di anno in anno a un ritmo più elevato rispetto all'industria della moda in generale.

Il
nostro piano di marketing si basa sull'utilizzo di strategie di marketing digitale e di vendita online, il che ci conferisce un vantaggio competitivo rispetto ai retailer tradizionali che concentrano i loro sforzi di marketing sui negozi fisici.

Il
nostro impianto di produzione è in grado di riciclare diversi tipi di rifiuti di plastica e cotone per trasformarli in materiali che utilizziamo per fabbricare i nostri prodotti. Abbiamo collaborato con un'azienda di trasporti che smista e distribuisce i nostri prodotti negli Stati Uniti in modo efficiente ed economico.

La
nostra attività è redditizia, come documentato nel nostro stato patrimoniale, nel conto economico e nel rendiconto finanziario. L'azienda non ha debiti significativi che potrebbero comprometterne la continuità. Questi e altri fattori finanziari lo rendono un investimento sano.

Stiamo
richiedendo un finanziamento per l'espansione della nostra capacità produttiva, che ci consentirà di aumentare la nostra produzione al fine di soddisfare la crescente domanda dei nostri clienti, entrare in nuovi mercati, ridurre i nostri costi e migliorare la nostra competitività.

Se desideri vedere altri esempi di riepilogo esecutivo per il tuo business plan, puoi visitare il sito web dell'amministrazione delle piccole imprese degli Stati Uniti. Hanno piani aziendali con Esempi di riepilogo esecutivo che puoi scaricare e utilizzare.

I riassunti esecutivi sono anche un ottimo modo per delineare gli elementi di un piano di progetto per una proposta di progetto. Impariamo quali sono questi elementi.

Come scrivere un riepilogo esecutivo per una proposta di progetto

Un riepilogo esecutivo per la tua proposta di progetto catturerà le informazioni più importanti dal tuo piano di gestione del progetto. Ecco la struttura del nostro modello di riassunto esecutivo:

• Introduzione: Qual è lo scopo del tuo progetto?
• Descrizione dell'azienda: Mostra perché sei il team giusto per affrontare il progetto.
• Bisogno/problema: Qual è il problema che sta risolvendo?
• Soluzione unica: Qual è la tua proposta di valore e quali sono i principali punti di forza del tuo progetto?
• Evidenze, ricerca e fattibilità Studi che supportano il modo in cui la tua azienda può risolvere il problema.
• Risorse: delinea le risorse necessarie per il progetto
• Ritorno sull'investimento/richiesta di finanziamento: spiega la redditività del tuo progetto e cosa c'è in serbo per gli investitori.
• Analisi della concorrenza/mercato: qual è il tuo mercato di riferimento? Chi sono i tuoi concorrenti? In che modo la tua azienda si differenzia da loro?
• Piano di marketing: crea un piano di marketing che descriva le strategie di marketing, le vendite e i piani di partnership della tua azienda.
• Budget/pianificazione finanziaria: qual è il budget di cui hai bisogno per il tuo piano di progetto?
• Tempistica: qual è la tempistica stimata per completare il progetto?
• Team: chi sono i membri del team di progetto e perché sono qualificati?
• Conclusioni: Quali sono i risultati del progetto?

Ora che abbiamo appreso che i riassunti esecutivi possono variare a seconda del tipo di documento su cui stai lavorando, sei pronto per il passaggio successivo.

Suggerimenti per scrivere un riassunto esecutivo

Come per qualsiasi cosa tu scriva, dovresti sempre iniziare con una bozza. La prima bozza dovrebbe colpire tutti i punti affrontati sopra, ma non impantanarti nel rendere la prosa perfetta. Pensa alla prima bozza come a una missione esplorativa. Stai raccogliendo tutte le informazioni pertinenti.

Successivamente, si desidera esaminare a fondo il documento per assicurarsi che nulla di importante sia stato tralasciato o perso. Assicurati che l'attenzione sia nitida e chiara e che parli direttamente alle esigenze del tuo potenziale cliente.

Correggi le bozze per stile e grammatica

Ma non trascurare la scrittura. Assicurati di non ripetere parole, cadere in cliché o altri segni distintivi di cattive scrittura. Non vuoi annoiare il lettore al punto da fargli perdere il motivo per cui sei l'organizzazione che può aiutarlo ad avere successo.

Hai controllato il contenuto e la prosa, ma non dimenticare lo stile. Vuoi scrivere in un modo che sia naturale e non eccessivamente formale, ma che parli alla maniera del tuo pubblico di destinazione. Se si tratta di un'azienda conservatrice, beh, allora forse la formalità è necessaria. Ma sempre più aziende moderne hanno una cultura aziendale informale e la scrittura formale potrebbe erroneamente farle pensare a te come vecchio e obsoleto.

L'ultima esecuzione dovrebbe essere la correzione della copia. Ciò significa ricontrollare per assicurarsi che l'ortografia sia corretta e che non ci siano errori di battitura o grammaticali. Chiunque abbia scritto il riassunto esecutivo non è la persona migliore per modificarlo, tuttavia. Possono facilmente sorvolare sugli errori a causa della loro familiarità con il lavoro. Trova qualcuno che eccelle nel copy-editing. Se tu Fornire contenuti sciatti, mostra una mancanza di professionalità che sicuramente colorerà il modo in cui un lettore pensa alla tua azienda.

Critiche ai riassunti esecutivi

Sebbene stiamo sostenendo l'uso corretto di un riassunto esecutivo, sarebbe negligente evitare di menzionare alcune critiche. Il più comune è che un executive summary by design è troppo semplice per catturare la complessità di un progetto grande e complicato.

È vero che molti dirigenti potrebbero leggere solo il riassunto e, così facendo, perdere le sfumature della proposta. Questo è un rischio. Ma se il riassunto esecutivo segue le linee guida sopra indicate, dovrebbe fornire un quadro completo della proposta e creare interesse per il lettore ad approfondire i documenti per ottenere i dettagli.

Ricorda, i riassunti esecutivi possono essere scritti male o bene. Possono non concentrarsi sui risultati o sulla soluzione del problema della proposta o farlo in modo vago, in generale che non ha alcun impatto sul lettore. Puoi fare un centinaio di cose sbagliate, ma se segui le regole, l'onere ricade sul lettore.

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garantire che il tuo progetto soddisfi le aspettative di tempi e costi, disponiamo di funzionalità che monitorano e tracciano i progressi in modo da poter controllare eventuali deviazioni che potrebbero verificarsi. Il nostro software è basato su cloud, quindi i dati che vedi sulla nostra dashboard sono sempre aggiornati, aiutandoti a prendere decisioni migliori. Trasforma questo riepilogo esecutivo in realtà con ProjectManager.

Ora hai ricercato e scritto un riassunto esecutivo persuasivo per guidare la tua proposta. Ti sei messo al lavoro e il potenziale cliente lo vede e ti mette sotto contratto per il progetto. Tuttavia, se non si dispone di un set affidabile di strumenti di gestione dei progetti come diagrammi di Gantt, schede kanban e calendari di progetto a portata di mano per pianificare, monitorare e riferire sul lavoro, tutta quella preparazione sarà inutile.

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